每當和別人聊天談到「專案期限」的時候，不管個人也好，或是公司企業也罷，我通常會問他們同樣的兩個問題，那就是：「為什麼專案目標會訂在這個期限？如果期限到了，做不到會怎麼樣？」不要小看這兩個問題，如果清楚回答了這2個問題，專案的成敗也差不多可以斷定了。這裡舉個我曾經碰到的例子給大家分享：
之前我碰到一位老闆，他交辦員工執行一項專案，希望能夠在3個月之內增加線上會員數達到10萬人，我也同樣地問他：「為什麼要在3個月之內達到？如果沒有在3個月達到，又會怎麼樣？」
結果他告訴我的答案：「我就是『想』在3個月之內一鼓作氣試試看。如果沒有達到，我們只能再想其他的方法。」姑且先不論這位老闆的意志力堅強與否，或是他以及專案經理的能力強弱與否，最重要的是，這些答案體現的關鍵是：期限的設定沒有特殊「意義」、期限的承諾沒有任何「壓力」。
所謂沒有「意義」，就是我知道我要做，但是我不知道我為什麼這樣做。就像我知道要增加線上會員數，但是我不知道為什麼要在3個月之內增加到10萬人？這就是知其然，但是不知其所以然。也就是不知「為何而戰」，既然不知為何而戰，那麼這場戰爭勝出的機會肯定非常渺茫。
另外，沒有「壓力」就更直白了，就是不管做得到、做不到，後果都沒有什麼太大的影響。
所以，為什麼要讓專案期限呈現「意義」？以及，為什麼要讓專案期限存在明顯「壓力」？就是要避免：不知為何而戰、可有可無。因為這兩件事，會大大地阻撓專案前進的動力。我們可以在實際專案計畫開始的時候，把「意義」和「壓力」同時加在專案的期限上，進而增加所有專案成員，又或是自己在達成目標時候的驅動力。這3種方式分別是：
一、法定時間
一般的考試、比賽，或是認證、驗收等等，都有提前公告的期限，這種「期限」就屬於法定的時間。其「意義」是必須要「通過認證」或是「合格驗收」；「壓力」則是時間一旦定了，你只能依照這個時間，不能隨意改變。
例如我的一位創業家好友，他是專門幫手機零配件代工的電子企業，一直以來都為幾個國際級大客戶開發和製造新產品。為了維持訂單品質，這些大客戶會定期來工廠訪視和檢查，如果訪廠過關，客戶才會下單。如果沒有過關，就要限期內改善，若期限內改善不如預期，訂單就很可能成為泡影。
所以，像工廠驗收期限的訂定，其意義非常明確，就是能不能取得客戶的訂單，而壓力來自於必須在期限之前，改善工廠規格以符合客戶的要求。
二、約定獎懲
所謂約定獎懲，大家最熟悉的不外乎是銷售人員每月、每季、每年都會有的銷售競賽，以及各公司不同的獎勵制度。在每個不同的期間之內，能達到什麼樣的銷售目標，公司就會給予福利或激勵。約定獎懲的期限，本身就是一種相互約定的「壓力」。至於「意義」也非常簡單、非常直覺地連結到每一個人可以獲取的獎金上，甚至是組織內晉升的機會。
另一個有趣的案例，就要說到我一位好朋友的減肥故事了。
大概在幾年以前，一位鐵哥兒們，因為創業的關係搞得生活三餐和作息都不正常，短時間之內體重直線飆升，不僅三高嚴重，甚至因為脊椎承受過大的壓力，時不時壓迫到神經，還有幾次造成昏厥的情況。
後來我們另外一位長輩祭出了殺手鐧，逼得他和我們簽下一紙合約，合約規定他必須在1年的時間之內減重20公斤，要不然他就得輸給我們10萬元台幣。我這位兄弟，一則因為長輩都出馬了，實在不好意思說不，二則也實在是自己的身體亮起紅燈，如果健康真的不保，那麼事業再好也沒用，所以毅然決然地簽下了這份君子協定。
事情就是這樣有趣，一旦有了合約訂下的期限，加上明確的罰金，意義和壓力就同時具備了。結果，只花了7個月，這位好兄弟就減重22公斤，還同時完成了全程馬拉松的比賽和鐵人三項。由此可見，就算是私人合意的契約，只要戴上意義和壓力的帽子，離目標的距離就會越發地靠近。
三、公告天下
最後一個方式叫做「公告天下」，就是把你要做的事情，讓全天下的人知道。這種做法看似沒有強制性的法定時間，也沒有私人合意的約定，但是仍然可能持續不斷地推著我們往前走。
簡單來說，當你讓天下人都知道你要做這件事情的時候，不管原因是什麼，「意義」是你昭告自己要完成這件事情的承諾，「壓力」來自於大家都會盯著你，看你是否會如預期地兌現這個承諾。
拿我自己來說，記得2015年底剛開始騎公路車上陽明山的時候，每個禮拜只騎一次風櫃嘴，都會把自己累得跟狗一樣，更不要說和一群車友騎車的過程當中，每次我都是最後那個讓別人等待的人。就算別人不會說什麼，但還有點自尊心的我，總覺得過意不去又尷尬不已。
後來有一天突發奇想，一方面督促自己練車強化體力，一方面想要自己突破紀錄，便決定昭告所有車友，自己要在100天之內，天天連續騎上陽明山冷水坑，也就是「百天百登冷水坑」的計畫。
而且我不僅嘴巴說，還在臉書上公告，然後每天凌晨4、5點騎車上山，抵達終點的冷水坑拍照打卡，上傳臉書作為每天承諾的布告。一旦公告天下，與其說是讓大家逼著自己，倒不如說是讓一群人看著自己、陪伴自己、鼓勵自己，並且持續不斷地強化自己做這件事情的動力。
就這樣，經過100天之後，我不僅順利實現這個「百天百登冷水坑」的計畫，更在最後一天百登的時候，感動萬分地有一大群在過程中曾陪我騎乘、以及看著我臉書完成百登的車友，一起從山下出發，緩緩騎上冷水坑山頂，共同經歷並分享這專案，完成最後一哩路的難得喜悅。
總而言之，不論是個人或組織，每當在設定專案期限的時候，別忘了問自己2個問題：「為什麼專案目標訂在這個期限？如果時間到了，做不到會怎麼樣？」因為這2個問題，可以明確專案的「意義」和「壓力」。而有意義，才會讓行動有毅力；有壓力，才會讓推進有動力。
專案管理：玩一場從不確定到確定的遊戲
作者： 郝旭烈
出版社：商業周刊
出版日期：2022/03/17
作者簡介
郝旭烈 （郝哥）
畢業於國立清華大學工業工程學系、國立政治大學企業管理研究所。
大亞創業投資股份有限公司執行合夥人、企業知名財務顧問兼講師，評估超過1,000家創業投資案。
曾任新加坡淡馬錫集團富登金融控股公司董事總經理及行政副總暨財務長；力晶半導體集團總經理特助、經營企劃處長；台積電財務高階主管；PMP專案管理師。
同時也是斜槓作家，出版了《好懂秒懂的財務思維課》、《好懂秒懂的商業獲利思維課》、《富小孩與窮小孩》（三采文化出版）。
責任編輯：易佳蓉
核稿編輯：鍾守沂
