簡報是由腳本、投影片、口白、訓練4個元素所構成。當你要做簡報時,你會先從什麼著手?

正如電影或影集,即使請來豪華卡司,只要劇情不引人入勝,就會讓觀眾失去耐性。簡報也是相同道理。

即使投影片很粗糙,口白也卡卡的,只要故事夠實在,簡報就大有機會令聽眾留下記憶,產生共鳴。這就是為什麼該從製作腳本著手。

寫劇本前,有一件事必須先做,那就是「企畫書」。目標觀眾是誰?要傳遞什麼想法?先想好目標、聽眾,以及要透過簡報達成什麼意志。

少了目標,就會失去做簡報的意義。「想讓聽眾了解商品有多好」、「想讓聽眾喜歡我們」這類抽象目標是不及格的。目標要盡量具體,例如「讓聽眾購買商品」、「讓聽眾捐出1千日圓給我們」。

想讓聽眾理解你、相信你,甚至好想幫助你,關鍵在於自我人設。

當簡報結束時,你期待聽眾做出什麼行動?若沒有具體目標,就無法判斷簡報的好壞。

思考腳本時,我會在腦中想像著聽眾。這個道理也許大家也覺得理所當然,但做簡報時,很多人往往會強迫推銷。

例如喜好上的誤解,極其容易發生,我們常常忘記要站在對方的角度思考。例如,對不在乎價格的人,解釋自己的價格比其他公司便宜;又或是對關注非洲的人,說明亞洲課題等,都讓彼此的分歧更擴大。

即使同樣是大學生,只要學年不同,關心的事物也不同。倘若時間充足,當然可對所有需求加以解說,但這不代表包山包海就是個好簡報。與其做一個對每個人都是6、7分的簡報,不如做能深深打動某一個人的簡報。簡報是為了「那個人」而做,絕對不是「誰都好」。

我們在做簡報時,總傾向壓抑情緒,我認為這行為是出自於兩個負面因素:「自我吹噓」和「過度謙遜」。

在眾人面前說話時,任誰都會忍不住想吹噓自己,但聽起來總是流於表面,無法觸動聽眾。請用自己最熟悉的語言傳達,自吹自擂只會讓你的語言缺乏情緒渲染力。

再者,過度謙遜也會成為簡報的絆腳石。「為了像我這樣的小人物……」、「雖然我沒有資格說大話……」這些謙遜說詞,也不適合在簡報中說出來。過度謙遜,會令人無法感受到你的情緒和意志。

你要做的是,不過度膨脹,也不過度謙虛,透過情緒傳達意志。釐清這些問題後,就要進入腳本的製作了。

說到製作簡報腳本,許多人腦中可能會浮現起承轉合或PREP法則(按結論、理由、事例、結論之順序講述)或AREA法則(按主張、理由、事例、主張之順序講述)等簡報結構。但我更重視的是,掌握可直接引發共鳴的重點,就是要能跨越阻礙共感的「高牆」。

阻礙共感的高牆有三:一是不感興趣的「漠不關心」,二是與我無關的「事不關己」,三是不急於現在的「以後再說」。

在思考腳本時,首先關心的重點是與聽眾的「交集」。

聽眾常是初次見面的對象,往往不知道和講者間有什麼共通點。在這樣的關係下,就算大聲疾呼:「現在有個這麼棒的解決方案!」也很難打動他們的心。因此,我會在簡報中製造聽者與我的交集。

製造交集時,請注意3段時間線:過去、現在、未來。例如「各位是否有過這樣的經驗⋯⋯」、「各位想不想更迅速完成工作?」只要有共通點或類似經驗,就能拉近你和聽眾的距離。

若在時間線上難找出交集,我們可善加運用現在的視角。例如,我在介紹事業時,以投影片展示在開發中國家農村的照片,並詢問聽眾:「看得出這張照片是什麼嗎?」「看到這景象,不會讓你於心不忍嗎?」這種設身處地的情緒可縮短距離,是決定聽眾能否對簡報產生共鳴的第一道關卡。

用「我」的故事帶給聽者親切感;用「我們」的故事讓聽者變當事人;用「此刻」的故事敦促聽者實際行動。

跨過「漠不關心高牆」,聽眾開始產生興趣後,接下來的就是「事不關己高牆」。

做法和跨越「漠不關心高牆」一樣,就是持續製造交集。重點是要反覆製造、提高頻率。

簡報的目的是明確傳達主張,只不過當我們聊到自己的主張時,常忽略了聽眾的存在。因此,我們更需要不斷往返於闡述主張與製造交集間。以棒球為比喻,就是打數,而非打擊率,打數越多越有可能命中。

因為每個聽眾產生交集的點各不相同,沒必要想一個讓所有聽眾有共鳴的故事,只要增加不同類型的交集即可,要一次次的站在聽眾角度講述,不停穿插多個能產生移情作用的小故事。只要有一次安打,就能離共感簡報更進一步。

「真是一場精彩的簡報!」能聽到這樣的回饋,當然是件開心的事,但如果你的目的是要讓聽者購買商品或捐款,就不能滿足於此。如果無法引導聽眾做出你設定的目標行為,那這場簡報就無法達到滿分。

當你買新文具、服飾時,是否會感到興奮雀躍?不過,大多數人會告訴自己「不能花錢」,為自己的欲望踩煞車。我們的內心在欲望和理性之間來回擺盪,這種經驗多數人應該都有。

當我領悟這個真理時,我才發現真正要注重的應該是解放聽眾的心靈煞車器。

心靈煞車器分3種:「不一定要現在」、「不一定要是我」和「不一定要是你」。

「不一定要現在」最常出現,因此坊間充斥著各式話術,像「只有現在」、「限量」、「剩下幾天」等。電視購物的最後,一定會出現這類說法,各位不妨以學習的角度觀察,一定會大有所獲。

「不一定要是我」是大部分募款請求被拒的理由,聽眾會想:「我捐的一點小錢,能給的幫助有限。」「就算我不捐,也有別人捐。」這類回應我聽過無數次,因此,我認真思考,該怎麼說才能讓聽眾放掉煞車器。

「金額多寡不是重點,帶給我們力量的是每個人的心意。」「你的支持是無可取代的。」使用這些說法,將聽眾化為公益行動的英雄,捐款給我們的人也比過去更多了。

第3種「不一定要是你」,很多人容易忽略。他們的想法是:「對象不是你也沒關係吧,支持你的人這麼多,不會有問題的。」

我曾在一場簡報比賽中擔任評審,獲得冠軍的是一位第一次發表簡報的創業者。他的投影片上有錯字,講話時又因緊張而卡住好幾次。但卻因此,他展現的熱血,是老練簡報中所沒有的,這讓他特別亮眼,評審們也感到「想替他打氣」。

簡單來說,與其力求完美,不如以最真實的自己一決勝負,帶些小缺點也無妨。

只要將這3種煞車器解放了,就能克服共感簡報的最後一道障礙「以後再說高牆」。

小檔案_書名:共感簡報

作者:三輪開人
出版社:三民
出版日期:2022年3月2日

三輪開人 簡介
NPO法人e-Education代表理事。至今已在14個開發中國家,將影音課程提供給3萬名高中生。曾獲《富比世》評選為「Forbes 30 under 30 Asia」,2017年在有「簡報的天下第一武林大會」之稱的ICC FUKUOKA獲得冠軍,其演講對象從企業經營者到大學生,分布階層廣泛。