首先，犯錯時，請依序確認以下幾點：
- 失敗會帶來多大的影響？
- 該怎麼做，才能將整體的影響範圍降到最低？
- 該通知誰，才能夠有效減少影響範圍？
這裡的關鍵字是「影響範圍」。
1.失敗會帶來多大的影響
首先應該確認，這個錯會帶來多大的影響。當我們出包時，特別容易因為眼前發生的狀況分心，而忽略這件事對周遭環境可能造成的影響。通常錯誤越嚴重，對影響範圍的判斷力就會越弱。
我前陣子就發生過類似的狀況。我目前在東京大學的2個研究室工作。一個研究室位於工學部大樓，主要的工作內容是準備講義，以及管理一般事務。另一個則要再走10分鐘左右，平常以進行實驗、準備並實施安全講座等工作為主。
前一陣子，我前往實驗用的研究室工作。由於隔天要開失敗學會大阪會議，所以我在離開研究室之後，鎖上門，就搭新幹線去大阪了。大約在列車駛近名古屋的時候，我發現自己的口袋裡竟放著研究室的鑰匙。
原本離開時，就應該將鑰匙還回指定地方。畢竟除了我以外，還有其他人會使用。在這種情況下，「需要進研究室，卻因為找不著鑰匙而感到困擾的所有人」，就是這個例子裡的影響範圍。
你要習慣，在發生失誤時，先想想可能會給誰帶來麻煩？
2. 該怎麼做，才能將整體的影響範圍降到最低
接下來要確認，如何將整體影響範圍降到最低。這時你必須從整體影響範圍的角度來思考。
以剛才提到的鑰匙事件為例，我思考的重點在於，帶著鑰匙離開東京的期間，是否會有人需要用到。即使只有1個人，我可能就不得不想辦法把鑰匙還回去，假如沒有人有特別迫切的需求，我就會在開完會之後，再把鑰匙帶回東京。
3.該通知誰，才能有效減少影響範圍？
最後要思考的是，該通知誰，才能有效減少影響範圍。
在上述事件中，該通知的對象，就是任何可能使用那個研究室的人。當我發現鑰匙還在自己身上的時候，就趕緊發了封信件，給所有跟研究室有關的人員，報告並致歉我把鑰匙帶走一事。而當時似乎沒有人在我離開的這段期間，需要使用研究室，因此總算是大事化小。
如果是更嚴重的錯誤，我們通常會急於找出相關對策。例如，你不小心刪除了儲存在公司伺服器上的財務資料檔案，即使透過復原程序也找不回來。或者，某天公司的醜聞曝光，負面評價在社群媒體上流傳，即使想刪也刪不掉。當這類情況發生時，大多數人會先嘗試找回刪掉的檔案，或是試圖在社群媒體上追溯情報來源。
發生事件時，我們傾向於憑自己的力量做些什麼。
然而，以影響範圍為中心，再採取行動，才能將傷害降至最低，同時也有助於迅速找出解決問題的人選。例如，你可以請專業的系統工程師協助，快速找回需要的檔案，或是委託公關人員平息網路上的惡評。這裡的系統工程師跟公關人員，就是有效減少影響範圍的關鍵人物。
當考慮到該通知誰，才能有效減少影響範圍的時候，你應當著重在對方是否有能力預測最糟糕的狀況，並有效阻止情況發生。
創造一個分享錯誤的團隊
失敗學的目標，在於把失敗當作一種財產來和團隊分享。前面我曾談到，失敗是可預見的。因為每個失敗幾乎都有其共同點，你可以把自己的立場，套用到已經發生的某個失敗例子上，就可以提前預防。
例如，東日本大震被海嘯沖刷的地區附近，早已立有一座「家宅切勿建於此之下」的石碑。過去曾發生的問題，可能在你我周遭再次上演。或許相似度沒有前述的案例那麼高，但從他人的錯誤中正確學習，必定能幫助個人與團隊成長。
人犯錯之後肯定想隱瞞，不過我認為，多數富有幹勁且成長性高的團隊，不會過度放大錯誤，更不會斥責。成員們會動腦思考，如何透過團隊力量，把已經發生的扣分失誤挽回，甚至加分。在這種風氣下，大家就不會隱匿失誤，反而會積極和周遭分享，並找到更好的解決方法。
假設你是一位物管人員，負責從下訂到交貨等的管理工作。每天一早必須在確認型錄後，訂購所需資材，結果某次在上班途中，被重大傷亡事故給耽擱。
期間雖收到來自對方的信件跟確認電話，但因為還沒進公司，沒有辦法確認。到了中午總算進公司，趕緊計算需要的量後便發訂，結果卻收到對方回覆：「因為您下訂的時間太晚，很難保證可以如期交貨。」這時你腦中閃過最糟糕的情況。像是如果沒有那些資材，不但自己的工作受到延遲，全公司不少同事的工作也會受到影響，以及這個月的業績，恐怕也會下降到很可怕的程度等。冷汗直流等了1小時之後，最後對方以專案的方式，同意配合你指定的交期。
對負責下訂的人員而言，因為成功制止錯誤擴大，從大方向來看算是順利處理。但這一連串應對方式，會因為團隊的氣氛與幹勁而有所差別。例如富有幹勁的團隊，在事件告一段落後會進行分享，同時朝著「如何防止同樣事件再發生」的方向去積極思考。
例如，這種重要到能左右業績的資材分配工作，居然只有一個人負責處理，萬一該人員無法應對時，也沒有任何代理人員，以及時間太趕……這次雖然在千鈞一髮之際趕上了，可是這樣的業務機制充滿了風險。團隊會討論制定策略以降低公司風險。
若是發生在遇到錯誤會加以斥責的團隊，像這樣的小錯誤，很可能就不會報告。如此一來，肯定每天都在上演類似問題，也因為內部氣氛不好，離職率自然會上升，一旦負責人離職，相關業務就可能停滯。
講了這些，或許各位會覺得，能否成功分享錯誤與失敗，與團隊氛圍有關。但如果你願意多費點心思的話，無論現在身處怎麼樣的環境，只要透過分享錯誤，都能讓團隊成長。
聰明工作者都會的防呆技術：出錯時最糟的回應是「我下次會注意」！看看工程專家如何設計工作機制，犯錯不會被罵還能獲得好評。
ミスしても評価が高い人は、何をしているのか？
作者： 飯野謙次
譯者： 林佑純
出版社：大是文化
出版日期：2021/03/30
作者簡介
飯野謙次
史丹佛大學工學博士、東京大學特任研究員、失敗學會事務局長。
1959年出生於大阪。取得東京大學研究所工學系研究科的碩士學位後，就職於奇異公司（GE）的核能發電部門。其後於史丹佛大學取得機械工程和資訊工程的博士學位，並且加入理光公司（Ricoh Corp.）。
2000年設立SYDROSE LP，擔任普通合夥人。2002年起，擔任特定非營利組織失敗學會的副會長。
主要著作有系列書籍銷售突破九萬本的《工作效率高且不易出錯的人，都是怎麼做事的？》，以及《員工廢，都是你管太多！》等書。
譯者簡介
林佑純
淡江大學應用日語系畢業，曾在日商企業擔任祕書，現為專職譯者。熱愛旅遊及接觸世界各地文化，相信任何類型作品皆有迷人之處。翻譯作品類型有奇幻、文藝、心理、財經、休閒等，期許自己成為廣度、深度皆具的日文譯者。
譯有《你問的問題，決定你是誰》、《管理你的慌張》、《人才或廢柴，主管如何一句話聽出來》、《豐田人高效率動線思考》（以上皆為大是文化出版）。
責任編輯：易佳蓉
核稿編輯：李頤欣
