你在工作時會用到幾個應用程式？你可能會細數：用Outlook收發郵件、用Google文件和同事一起編輯檔案、用Google雲端硬碟共享專案資料、用Zoom開線上會議、用Slack和團隊成員傳訊息......。甚至，你可能會在開專案會議時，將上述全部應用程式都派上用場，在不同程式間切換。
請小心，這個稀鬆平常的工作過程，正在榨乾你的專注力！
《哈佛商業評論》一文指出，為了完成任務，在不同工具間切換，已成為現代工作常態，卻會花費大量時間，消耗人們的精神和專注力。
以一間世界500強的消費品公司為例，員工執行一個供應鏈交易時，就用到22個應用程式和網站，在工具之間切換350次。
《哈佛商業評論》進一步研究20個頂尖公司裡的團隊，發現每個人每天平均會在工具之間切換1200次，每次切換後，會花大約超過2秒的時間弄清楚下一步要做什麼。
也就是說，每個人每週有4小時、每年有整整4週的時間，都花在切換視窗上面。
切換工具造成切換疲勞
每一次看見不同應用，腦袋都須重新適應
切換工具的那短短2秒，能造成什麼負面影響？
當人從一個應用程式切換另一個時，需要讓認知重新定位，不只是點按滑鼠這麼簡單的物理行為而已。例如，從電子郵件切換到電子表格時，兩個工具的介面、佈局和用途都不同，人在準備好執行切換過去的任務之前，腦袋需要花一些時間適應。
心理學和神經科學指出，即使只是在兩個工具之間切換，也是一種在任務間跳躍的「情境切換」（context switching），會增加認知負擔。如果過度切換，人腦會分泌更多被稱為「壓力賀爾蒙」的皮質醇，使人速度變慢、更難集中注意力。
而現代人的工作方式明顯已落入過度切換工具的陷阱。《哈佛商業評論》還發現，65％的切換動作發生後，人們又會在11秒後切換到另一個工具，扣掉重新適應的那2秒，等於人們停留在一個工具的時間只有9秒。結果是人們不斷重新集中注意力，最後注意力被耗盡。
生產力工具不是越多越好！
引入新工具應以員工為本
往往，員工不是自願地，在工作時一直切換不同應用程式，而是因公司作業所需。因此，第一個能改善切換疲勞的人，是公司高層，應以員工需求為本，再考慮是否引入新工具。
一個錯誤示範是，一間世界500強連鎖藥局覺得，藥師可能會想要一個版面更乾淨的系統，所以用一個新的網頁版系統取代舊版。但實際上，藥師非常忙碌，他們並不在意看得順不順眼，只要系統速度夠快、穩定即可。
再來，對於領導小團隊的中階主管來說，則可以指定團隊成員，一週中的一天只能執行特定任務，減少需要頻繁切換工具的時間。
替《企業家》撰文的一位公司CEO費萊（Melanie Fellay）舉例，星期一她的銷售團隊會關閉所有通知、不開會，完全專注於開發潛在客戶。
除此之外，《哈佛商業評論》還建議，中階主管應注意，團隊裡是不是有人每天的工作就是在不同工具間反覆切換，如果是，應主動調整該職位的工具使用強度。從事不停切換工具的工作，會讓員工更容易感到無聊、分心，並讓職位流動率提高。
對大部分工作者來說，使用許多生產力工具已經不可或缺，甚至會認為這能展現個人的多工能力。但實際上，其中藏有隱性成本，反成為生產力的敵人。
有自覺的挑選應用工具，並試著在一天內專注於只需要用到少數工具的單一任務，是每個人避免掉入切換陷阱可以做的第一件事。
資料來源：Harvard Business Review、Entrepreneur
核稿編輯：吳中傑
