電子郵件對企業營運至為重要，只因不管對內或對外， 都是賴以傳遞訊息的關鍵通道，萬一信箱塞爆而影響收信，也意謂商機的折損； 有鑑於此，研華決定導入微軟 Office 365，確保郵件暢通無虞。
成立於 1983 年的研華，憑藉軟硬體系統整合、 顧客導向的設計服務，及遍佈全球的後勤支 援能量，得以穩居工業電腦龍頭；因應雲端運算與 物聯網 (IoT) 世代來臨，其已將「智能地球推手」列為全新願景，全力發展整合型 IoT 解決方案。 值此重大轉型時刻，研華不論面對遍及全球 90餘據點的內部同仁，及外部夥伴或客戶，皆有愈來 愈殷切的訊息傳遞需求，也期望善用行動熱潮，加 速商務溝通效率，這些都得倚靠穩定順暢的電子郵 件系統；但這個看似平凡的基本要求，背後卻蘊含 嚴苛挑戰。
研華資訊處經理林信宏說，該公司以 Exchange 2007 作為全球逾 4 千名的郵件服務樞紐，然受制 於儲存容量，只能給予每人100~500MB信箱空間， 倘若員工疏於維護個人信箱，即可能因容量用罄， 導致難以繼續正常收發信件，造成訊息溝通管道的 斷裂，後果著實不堪設想。
企業郵件雲端化 為不可逆趨勢
著眼於此，研華三年前即思考引進雲端郵件服 務，亦曾評估若干解決方案，但幾經試煉，最後都以無疾而終收場。林信宏解釋，這些並非源自微軟 的雲端服務，與使用者慣用的 Outlook 介面之間， 不僅存在相容性的問題，更與使用者的習慣格格不 入，除此之外，取得成本也略嫌偏高，並不符合研 華的期盼。
在遍尋不著合適方案之際，研華資訊處得知微軟 推出 Office 365 雲端服務，自然深感興趣，於是著 手進行相關研究與討論，確認此項服務無論在於與 使用者介面的契合度，乃至於建置成本的合理性， 都更能滿足研華需求，因而決定予以導入，並以 3,000 位使用者為購置基礎，自 2013 年初正式展 開佈建。
「相較於現在個人信箱僅止於 100~500MB 容 量，Office 365 所提供的 25GB 空間， 足足大上 200 多倍，無疑相當誘人，」林信宏指出，有了如 此龐大的容量，使用者無需時時刻刻費心維護個人 信箱，尤其對於出差在外的同仁，更可免除信箱突 然塞爆之苦，不需緊急向資訊處越洋求救，終至將 行動辦公效益發揮到極致，也連帶減輕 IT 人員負 擔；因此不管對於一般同仁或 IT 管理者，雲端郵 件服的到位，皆可謂莫大福音。
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電子郵件對企業營運至為重要，只因不管對內或對外， 都是賴以傳遞訊息的關鍵通道，萬一信箱塞爆而影響收信，也意謂商機的折損； 有鑑於此，研華決定導入微軟 Office 365，確保郵件暢通無虞。
再者，從前若有同仁不慎誤刪重要信件，IT 人員便須責無旁貸將信件救回，但 背後往往涉及耗時費工的艱辛歷 程，如今 Office 365 為每位使用 者提供 30GB 容量的資源回收 區，好讓使用者不需假手 IT 同 仁，即可自行救回誤刪信件，也 算是美事一樁。
惟轉換郵件系統茲事體大，再 加上研華員工人數眾多，且營運 據點散居世界各地，礙難一步到位，因此決定分為三階段導入 Office 365，每階段 的適用對象都為 1,000 人。第一階段涵蓋北美、東 北亞、東南亞、澳洲等地域，及少部分台灣員工， 第二階段含括大陸與部分台灣員工，第三階段則一 舉囊括其餘的台灣員工，最終 Exchange 2007 便將 功成身退，就此除役。
微軟悉心提供奧援 迅速化解整合難題
由於分階段導入緣故，也讓研華郵件應用環境 流於複雜，以台灣總部為例，此時有的人已轉向 Office 365，有的人還在 Exchange 2007 環境，彼 此之間的行事曆如何互通、代理人如何設定，都不 免存在相容性問題。況且，研華在全球擁有多達 10~20 個 Domain， 針對不同 Domain，如何將 DNS 伺服器上的 MX Record，順利轉換至 Office365 所對應的 IP 位址， 亦是一道極其重要的關卡。
因應這些疑難雜症，幸而微軟 Premier Support 團隊悉心提供奧援，指派技術支援經理 (TAM) 到府 協助解決問題，使得專案得以平順推展。林信宏另補充，此番導入 Office 365，先由研華 幾位 IT 同仁、搭配若干海外據點的 Key User，共同進行前期試驗 (Pilot Run)，其間除察覺到上述整 合難題外，也體認到使用者設定檔 (LocalProfile) 的 轉換，恐對使用者造成一定負擔，而資訊處礙於人 力與時間限制，也不可能為成千上百位使用者逐一 設定；有鑑於此，資訊處遂預先準備 SOP 文件， 以期 Step by Step 引導使用者自行變更設定，此對 於後續專案的推動，同樣十分重要。
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電子郵件對企業營運至為重要，只因不管對內或對外， 都是賴以傳遞訊息的關鍵通道，萬一信箱塞爆而影響收信，也意謂商機的折損； 有鑑於此，研華決定導入微軟 Office 365，確保郵件暢通無虞。
此刻尚處在第一階段專案的進行式，適用對象仍 屬有限，所以林信宏坦言，還無法產生具體的量化 效益，但即便如此，Office 365 所帶來的好處，已 開始在研華內部發酵。第一個轉變在於行動力的提 升，同仁得以擺脫信箱容量大小之束縛，隨時隨地 憑藉行動裝置存取信件，絕不漏接重要訊息；第二 個轉變，則是因員工改採網際網路存取郵件，走的 是 Internet 而非較昂貴的內部網路，連帶讓企業內 網頻寬獲得紓解，有利於提升 ERP、CRM 或 VoIP 等關鍵應用的運行效率。
第三個轉變，乃是隨著 Exchange 2007 逐步邁向 下架，也意謂 IT 人員本應承受的系統維護重擔， 即將消弭於無形，因而可保留充裕的時間與心力， 善加規劃資訊應用架構的優化之道，為企業做出更 大貢獻。由此可見，Office 365 的導入效益，著實 可見一斑。
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