很多時候我們受他人寄來的email影響,將錯誤的用法一傳十、十傳百,許多過時的句子,也因為看多了習以為常。儘管過時的句子文法正確,但外國人讀起來,就像我們在日常書信中,突然讀到文言文一樣不自然。

一起來看幾個例子:

1.Dear Sir or Madam,

"Dear Sir or Madam"看起來很正式、又有禮貌,實際卻不然。這表示在寫信前,收信人是誰、職稱是什麼,寄信人都沒做功課。

2.To Whom It May Concern,

不管認不認識收件人,寫email都不要用"To whom it may concern",這聽起來就像「有關的人請聽好」,既沒禮貌又沒誠意。萬一真的無法得知對方是誰,至少查詢對方的部門或職稱。例如:

  • 寫求職信時,可以寫:Dear Hiring Manager,(親愛的人資部經理:)
  • 寫給客服部門,可以用:Dear Customer Service Team,(親愛的客服部團隊:)

如果沒有任何資訊,可以用"Greetings",就像中文裡的「您好」。

3.hope this email finds you well.

這是舊式商業書信裡常出現的開場白,意思是「希望您收到此email時身體健康」,相當於常見或常用的「收信好」、「收信安康」。但這樣制式的問候,很容易被歸類成垃圾郵件。

"I hope this email finds you well."這種問候並不適用於個人化的問候,因為就像陌生開發信、求職信一樣,收件者是你不認識的人。那麼個人化的問候用哪一句?以下幾句提供參考:

  • I hope you are doing well.(希望你近來安好。)
  • I hope you are having a productive week.(希望你度過充實的一週。)
  • I hope you are having a great day.(希望你有美好的一天。)
  • I hope you have enjoyed your recent holidays.(希望你度過了愉快的假期。)
  • It's a pleasure having to connect with you again.(很高興與你再次聯繫。)

更多替代說法,也可以搜尋“I hope this email finds you well.”。

4.Enclosed please find…

以前寄信要封口,所以常用enclosed這個字,現在的email更常用attached(附件)。"Attached please find…"也顯得拗口,口語一點較好,例如:

  • Please have a look at the attached resume.(請查看附件中的履歷。)
  • I have attached our company profile for you.(為您附上我們公司的簡介。)

5.Yours sincerely/Yours faithfully

在正式的信件結尾處,像是公文,會用"Yours sincerely"(您誠摯的)與"Yours faithfully"(您忠誠的),相當於中文正式書信結尾處常用的「謹啟」。在知道收信人名字的情況下,結尾用"Yours sincerely";不知道對方名字,才用"Yours faithfully"作結尾。

一般商業往來,會用較輕鬆的寫法,例如:

  • Regards(致上問候)
  • Best regards(致上最好的問候)
  • Kind regards(致上親切的問候)
  • Warm regards(致上溫暖的問候)

責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:易佳蓉