會議、討論太浪費時間？卡內基：問4個問題就能減少2/3無效討論

「如何消解50％的事業煩惱？」

如果你從事商業活動，你現在可能會對自己說：「這標題眞是荒謬。我已經經營我的業務19年了；如果有人知道答案，那肯定是我。」

「有人試圖吿訴我如何消除我一半的商業煩惱的想法——這太荒謬了！」　

老實說，幾年前如果我看到這樣的標題，我自己也會有同樣的感覺。它承諾了很多——但承諾很廉價。

讓我們坦白談談：也許我無法幫助你消除5成的事業煩惱。

最終分析，除了你自己，沒有人能做到這一點。但我能做的是向你展示其他人是如何做到的——剩下的就交給你了！

我曾引述了世界著名的卡雷爾醫師的話：「不知道如何對抗憂慮的人會早逝。」

既然擔憂的後果如此嚴重，如果我能幫助你消除哪怕十分之一的擔憂，你會不會感到滿意呢？

那麼，我將向你展示一位商業高管如何消除了他的擔憂，不僅減少了5成，而且還減少了他以前在會議中解決業務問題所花費的7成時間。

利昂．希姆金（Leon Shimkin），他是美國最重要的出版社之一：位在紐約洛克菲勒中心的Simon and Schuster公司的前合夥人和總經理。

以下是希姆金親自述說的經驗：

「15年來，我幾乎每個工作日的一半時間都在開會、討論問題。我們應該做這個還是那個——或者什麼都不做？我們會變得緊張；在椅子上扭來扭去；在地板上來回走動；爭論並且打轉。當夜晚來臨，我會感到完全精疲力竭。我完全預期我會這樣做下去，直到我生命的結束。我已經這樣做了15年，我從未想過有更好的方式來做這件事。」

「如果有人吿訴我，我可以消去那些令我擔憂的會議時間四分之三，以及我四分之三的神經壓力——我會認為他是一個狂熱的、愚蠢的、坐在安樂椅上的樂觀主義者。然而，我設計了一個計劃，眞做到了這一點。我已經使用這個計劃8年了。它對我的效率、我的健康和我的快樂產生了奇蹟。

「這聽起來像魔法，但就像所有的魔術戲法一樣，當你看到它是如何完成的，就會覺得極其簡單。」

「這裡有個秘密：首先，我立即停止了我在會議中使用了15年的程式：一個從『那些正陷於麻煩的同事們詳述所有出錯的細節』開始，並以問：『我們該怎麼辦?』結束的程式。其次，我設定了一條新規則——每個希望向我提出問題的人都必須先準備並提交一份回答以下4個問題的備忘錄：

問題1：問題是什麼？

過去我們常常會花上1、2個小時在擔憂的會議中，卻沒有人確切的知道眞正的問題是什麼。我們曾經煞費苦心的討論我們的困擾，卻從未麻煩過將我們的問題具體寫出來。

問題2：問題的原因是什麼？

當我回顧自己的職業生涯，我對於我浪費了多少充滿憂慮的會議時間感到震驚，而我從未試圖淸楚的找出問題的根本原因。

問題3：這個問題的所有可能解決方案是什麼？

過去，會議中總會有一個人提出一個解決方案。然後會有其他人與他爭辯。情緒會變得激動。我們經常會完全偏離主題，而在會議結束時，沒有人會把我們可以用來解決問題的各種方法全部寫下來。

問題4：你有什麼解決方案的建議？

我曾經和一個人一起參加會議，他花了數小時去擔憂某種情況，並且不斷的打轉，卻從未眞正思考過所有可能的解決方案，然後寫下來，「這是我推薦的解決方案。」

「我的同事們現在很少來找我討論他們的問題。為什麼呢？因為他們已經發現，為了回答那4個問題，他們必須收集所有的事實並且仔細思考他們的問題。」

「在他們完成這些後就發現，在四分之三的情況下，他們根本不需要向我諮詢，因為適當的解決方案就像從電烤麵包機彈出的麵包一樣突然出現。即使在需要諮詢的情況下，討論所需的時間也只有以前的三分之一，因為它沿著有秩序、邏輯的路徑進行，直到達到一個經過推理的結論。」

「現在，Simon and Schuster公司裡花在擔憂和討論問題上的時間大大減少；而對於改正這些問題的行動則大大增加。」 

問完這些問題，保險業績翻倍

我有一位朋友叫貝特格（Frank Bettger），他是美國頂尖保險業者之一，他吿訴我，他不僅減少了他的事業憂慮，而且透過類似的方法，他的收入幾乎翻了一番。

「多年前，」貝特格說，「當我剛開始賣保險的時候，我充滿了無窮的熱情和對工作的熱愛。然後發生了一些事情。我變得有夠沮喪，甚至使我鄙視我的工作，並曾想放棄它——如果那個星期六的早晨，我沒有想到坐下來試著找出我煩惱的根源，我很可能會放棄這份工作。」

「一、我首先問自己，『問題究竟是什麼呢？』問題在於：我所打的電話數量驚人，但成交回報卻不高。我在推銷產品時似乎做得相當好，直到要完成交易的那一刻。然後，客戶會說，『嗯，我會考慮一下，貝特格先生。再聯絡我吧。』然後就是我在這些後續電話上浪費更多時間，讓我感到沮喪。」

「二、我問自己，『有什麼可能的解決方案呢？』但要找到答案，我必須研究事實。我拿出過去12個月的記錄簿，研究那些數字。結果我得到一個驚人的發現！就在那黑白分明的數據中，我發現我7成的銷售都是在第一次面談時就成交的！2成3的銷售是在第二次面談時成交的！

而只有7%的銷售是在那些第三次、第四次、第五次等等的面談中成交的，這些面談讓我筋疲力盡，並且佔用了我大量的時間。換句話說，我實際上浪費了我工作日一半的時間在只能帶來7%銷售的業務上！

「三、『答案是什麼呢？』再明顯不過。我立刻停止了所有超過第二次面談的訪問，並把額外的時間用在開發新的潛在客戶上。結果令人難以置信。在很短的時間內，我讓每次訪問的現金價値翻了一番。」

正如我所說，貝特格成為了全美最知名的人壽保險銷售員之一。但他曾幾乎要放棄。他幾乎要承認失敗——直到分析問題給了他通往成功之路的推動力。

您能將以上這些問題應用到您的事業問題上嗎？再重申我的挑戰——它們可以減少您5成的煩惱。

再次列出它們：

1. 問題是什麼？
2. 問題的原因是什麼？
3. 問題的所有可能解決方案是什麼？
4. 您建議什麼解決方案？

＊本文摘選自大寫出版《如何停止憂慮，開創人生？》

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤