很多主管發現交辦下去的任務，下屬經常達不到標準，該怎麼辦？
小楊，設計部門的新任主管，在上任的第一天就面臨了不小的難題。一位長期合作的客戶下了緊急訂單，要求在一週內完成好幾個設計專案。
小楊將一部分任務交給了設計師小陳，並強調：「客戶時間緊迫，我們必須提供高品質的設計！」然而，當小楊看到小陳的設計稿時，心中的期待瞬間化為失望⋯⋯設計風格過於簡單，細節處理十分粗糙，完全不符合客戶的期望。
小楊憤怒又困惑，於是心想：「算了，我自己來！」和許多新手主管一樣，他選擇親自執行，然而這樣的做法只會陷入一個無限輪迴：小楊日復一日的忙碌，小陳的能力卻無法提升。
因此，這種情況該怎麼解決？以下是常見解決方案及後果：
- 主管親自執行：長期下來可能會導致主管過勞，無法專注在管理上。
- 檢討與責備員工：員工感到挫折，可能導致離職。
- 設定KPI驅動員工：可能造成員工的短期思維，而非長期成長。
- 要求加班：對Z世代員工來說，這樣的要求更可能引起反彈。
- 讓績效好的員工多做：表面上看似解決問題，但很可能會累積員工不滿。
這些方法都會讓下屬感到挫折，甚至離職，離職率自然居高不下。更何況現在人力短缺，找到合適的員工也不容易。
同時提升自身管理能力和下屬的專業能力
為什麼團隊的能力總是這麼弱？因為缺乏系統化的問題解決方法。接下來，我想分享一個方法：PRA高效解題三部曲。
PRA高效解題三部曲，是一套源於台積電，幫助「年輕職場上班族」培養系統性解決問題的方法，透過對問題（Problem）、原因（Root Cause）、對策（Action）3個因素進行思考，快速分析問題、解決問題。
PRA高效解題三部曲就是一個解決問題的系統思維，何謂系統思維呢？
系統思維是一種從全局觀察問題的方式，強調各個因素之間的關聯性，而非只關注單一問題或事件。它的核心在於理解一個系統中的各個因素如何相互影響，並能預見長期的影響和結果。透過系統思維，我們不僅可以看到當前的問題，還能發現問題背後的根本原因，從而採取有針對性的解決方法。
回到前面的設計部門案例，透過PRA高效解題三部曲，可以系統性的解決小楊遇到的問題：
1.Problem問題：
小楊發現小陳的設計稿未達標準，風格過於簡單，細節處理不夠精緻，無法滿足客戶需求。
2.Root Cause根本原因：
深入分析後發現，小陳可能未完全理解客戶的需求和小楊的標準。此外，小楊在交付任務時未提供足夠的設計指導或範例，導致小陳的執行方向偏差。
3.Action行動對策：
小楊可以透過以下3點進行改進：
- 先明確與小陳進行深入溝通，確保他理解客戶的需求和設計標準。
- 定期檢視設計進度，給予實時反饋，確保小陳的設計方向與需求一致。
- 如果小陳是技術不足，便可安排他參加相關設計培訓或課程，提升技能。
透過系統化的PRA解題流程，主管不僅解決了當下問題，還能幫助下屬提高能力，避免類似的問題重複發生。
在當前人力短缺的大環境下，提升團隊的解決問題能力至關重要。透過系統性方法，主管不僅能提升自身的管理能力，也和團隊成員一起進步。
責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤
