你知道怎麼開會嗎？先從分辨6種會議類型開始

在不知道為什麼要開會的情況下，你走進會議室或是登入Zoom會議⋯⋯這種經驗在你身上發生過多少次了？

打造更優質的會議，首先要理解不是所有的會議性質都是一樣的。會議可歸屬6大會議，亦可由數個會議方塊組合而成，而且有多個會議方塊正好對應上我們一直在探討的團隊習慣類別。

著手培養團隊習慣，學習制定會議類型，有助成員釐清召開會議的必要原因。藉此可減少成員的煩躁不安，不再發生在渾然不知發生什麼事的情況下，走進會議室或是登入Zoom。

6大會議方塊

1.決策會議

決策會議的重點在於，找合適數量的人員，齊聚會議桌前，把資訊轉換成決策。

召開決策會議的時間點，可以在工作流程初期必須制定決策時；也可以在流程後期，工作卡關了、需要決策才能繼續推進工作的時候。

2.規畫會議

規畫會議的設計，目的是讓團隊同意行動方案，並確保工作項目符合時程。

理想的狀況下，召開規畫會議前，已制定完成大多數的初步決定。不過，有些規畫會議就是設計來提供資訊，以利制定執行計畫所需的決策。完成規畫會議後，接著召開時間較短的決策會議，此時只需必要人員出席即可。

3.動腦會議

動腦會議的目的，是制定潛在的解決辦法與行動方案。

召開一場動腦會議，宗旨是不斷發掘各種可能性，而不是把會議裡的想法與選項，精萃成可執行的解決辦法。

4.凝聚團隊會議

凝聚團隊會議的重點，是藉由進一步的相互了解，建立歸屬感與融洽關係。

討論的話題只與工作相關，好讓大家覺得自在、樂於社交。在此，我想要解釋一下。許多會議主持人很外向、思緒快速，所以不覺得為了延續話題，突然丟出一堆激發思考的破冰話題，有什麼不恰當。

然而若沒有時間事先準備，許多人寧可不出席會談論自身的會議。我最喜歡問的其中一個問題：「最近有什麼跟工作無關的好事？」就我的經驗來說，人人都可以回答，而且不會覺得自己是在練習公開發表意見。

5.檢討會議

檢討會議（或稱為彙報、行動後檢討）的重點，是檢視先前活動，看看哪些活動有成效、哪些沒有，以助了解有哪些部分可以應用到現有或是未來的計畫和專案上。

6.資訊更新會議

資訊更新會議的目的，是整理出關鍵資訊，讓團隊成員了解現況，並提供一個讓大家提問的場合。

資訊更新會議是建構意義的會議，讓成員釐清現在正在發生的事情。資訊更新會議的良好經驗法則顯示，開完會成員應該感覺更清楚狀況，意見更一致，更想投入今後的工作。不過，「投入」不一定表示受到啟發或感到興奮，而是有決心時才會出現這些感覺。

運用會議方塊

把6大會議類型想成組合方塊，從中選擇方塊規畫建立歸屬感的會議、協助腦力激盪的會議、協助決策的會議，或是規畫提供資訊進度更新、能進行決策以利推進工作的會議。

把每個方塊想成各自獨立，有助從不同面向改善會議。

打造互補的會議

不是每個會議組成方塊，都可以與其他方塊相互輔助搭配。舉例來說，檢討會議後緊接著凝聚團隊會議就有幾分難度。如果大家在檢討會議裡十分坦誠的表達哪裡做好、哪裡沒做好，在後續的凝聚團隊練習活動裡，心裡其實會有戒備感。的確，有些工作彙報的方式，可以協助建立歸屬感，但操作起來並不容易。會議主持人應該清楚，把這兩個方塊擺在一起，很有可能是在玩火。

動腦、決策、規畫3個會議方塊，看起來好像可以自然互補，但要涵蓋在一場會議裡，其實很有問題。轉換這3種會議的心理狀態相當困難，也就是說身為會議主持人的你，必須非常清楚自己現在處於哪一種心理狀態。

避免塞爆會議

了解團隊的運作方式後，團隊會逐漸知道議題討論和切換會議類型需要多久時間。假設我看到一份議程表，載明在1個小時內動腦討論6個議題，我就會知道可不可行。

以我的團隊來說，一個動腦階段平均要花費20分鐘的時間，也就是說我們得另外安排一段比較長的時間來開會，或把討論內容分成數個部分，又或是找其他方式集思廣益。

看到會議被塞爆時，要克制想抽掉會議開端的凝聚團隊方塊的衝動，也要克制想抽走會議最後統整下一步行動的衝動。這兩塊都是會議非常重要的部分，抽掉後雖然可以省下5到10分鐘，但後續在團隊績效、歸屬感、協作上會帶來更多問題。

若真想抽掉部分會議議程，那就辛苦一點，挑出真的需要涵蓋在這場會議裡的內容，然後決定有哪些部分可以在其他時候討論。若是需要數場會議才能夠完成，就多規畫幾場。總之，不要試圖一次擠進所有東西。

＊本文摘選自啟動文化《團隊好習慣》

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤