我曾聽過一個有趣的故事，一位諮詢顧問被請到一家公司，一進門，公司老闆就像見到救世主一樣熱烈歡迎，和他說：「你來的正是時候，快幫助我培訓這群員工，我說的道理他們都聽不懂，每次交代的工作也做不好！」
當這位顧問正準備對員工進行培訓時，員工們卻對顧問說：「你快去培訓我們老闆吧，他總愛把事情說的很複雜，我們常聽的一頭霧水，不知道接下去到底要做什麼！」
這故事反映出許多企業真實的狀況，老闆和員工根本無法對話，老是在不同的頻率上溝通，雙方都覺得對方不懂自己，為什麼會有這樣的現象呢？
我覺得可以從2個角度來分析：第一是內在的人性，第二是所處的位置。
先說人性，管理者有時喜歡把事情變得複雜不易理解，以符合自己的「地位」，或多或少凸顯優越感。畢竟，主管就代表權威，所以有些管理者會把一句話就可以說清楚的事情，說成十句話，並且還使用很多晦澀難懂的專有名詞，導致下屬難以理解。
甚至更可怕的是，看見下屬一臉困惑的表情，管理者內心可能還會暗自竊喜，心想：「看吧，你們都不懂，還是我厲害，所以我才能指導你們！」想刻意營造「高人一等」，反而導致資訊傳遞沒效果，下屬有聽沒有懂。
第二是管理者所處的位置，如果把公司比喻成一頭大象，管理者勢必會比一般員工獲取更多公司的資訊，就像是看見大象的全貌。
但，對於員工來說，他們平時接觸到的資訊更偏執行細節，只是看到大象的一隻腳，因此沒有誰對誰錯，而是要明白：不同的職位，看待事情的角度本來就會不同。所以管理者直覺認為重要的問題，對於下屬來說不一定可以完全理解，這時反倒去要求下屬悟性要高、揣摩能力要強，來心領神會管理者的心思，實在是強人所難。
如何改善雞同鴨講的尷尬場面呢？以下分享2種我常用的方式，提高下達指令的準確度。
1.永遠都要說清楚WHY
賽門・西奈克（Simon Sinek）擁有作家與激勵演說家的雙重身份，他在一次TED Talks〈偉大的領袖如何鼓動行為〉的演講中，提出非常經典的黃金圈（Golden circle）法則：有價值的溝通，永遠都要從「為什麼」開始。因為產品真正吸引大家購買的理由，不是一家企業做什麼或怎麼做，而是「為什麼」而做。
這套理論被廣泛的運用在商業策略中，但我發現，它對於管理者和下屬的溝通也同樣有效，因為當下屬能理解任務背後的實際目的、使命和信念時，更能驅使他們發自內心想辦法做好這件事。
有一次我交辦下屬K做產品的銷售清單，我把粗略整理的一個Excel表格發給他填寫，他一接到指令就立刻去做了。但一週後K並沒有準時提交，最終在我不斷催促下才交上表格，我一看差點沒暈過去，表格完全不符合我的預期，並且還浪費了一週時間。
主要原因在於K沒有完全明白為什麼我要他做這件事，所以在填寫表格時感到困難，甚至無法判斷表格是否還需要優化，最終結果當然不好。
於是我調整了與K溝通的方式，我們花了更多時間討論做銷售清單的目的，是為了要將產品包裝成市場可接受的購買形式。並且，隨著產品不斷推陳出新，這份銷售清單也要能支持對應的調整，不需要再推倒重來。
銷售清單將大幅提升產品從研發到銷售的速度，對於部門業績有著非常關鍵的影響，當K理解「為什麼」之後，不到3天時間，他就完成了一份非常詳細精美的銷售清單，並且還主動提議可以做成簡單的網頁，方便客戶瀏覽和選擇。
所以，在分配工作時，我們要盡量確保下屬明白「為什麼」要做這件事，而非一頭栽進「做什麼」、「怎麼做」。因為我相信有能力的下屬，在充分了解WHY之後，他們絕對能找到很棒的方法，這就不需要主管過多的操心和控制了。
2.因人因事調整溝通方式
每個人的專業能力和理解力都是不一樣的，所以，即便是相同的工作，主管在交辦時，都必須要考慮到對方的情況來調整溝通方式。
我們將員工按照「個人能力」和「對該任務的經驗」，劃分成4個象限，分別是：
1.對於任務有經驗，也有能力的員工。
➡告訴目標，充分放權。
這類員工已具備足夠的能力和經驗來承接任務，所以管理者只要確保在目標上達成共識，並且給予足夠的支持和資源讓這類員工感到尊重和被授權即可。
2.對於任務沒經驗，但有能力的員工。
➡指示方向，關鍵引導。
這類員工雖然是第一次執行被指派的任務，但因為具備一定的能力，因此只需要引導他在關鍵的思維和做法，他們能學習快速掌握執行細節，所以管理者主抓大方向，並在過程中適時給予回饋即可。
3.對於任務有經驗，但能力一般的員工。
➡ 過程回饋，提出挑戰。
這類員工有相關的工作經驗，所以能否在這次執行中表現得更好，讓個人能力進一步成長，需要管理者特別關注。因此，管理者可以不用強行介入細節，而是積極的給予回饋，並適時給予挑戰，激發員工突破框架，以爭取更優秀的成果。
4.對於任務沒經驗，能力也一般的員工。
➡ 指導細節，一步步帶著做。
這類員工在能力和經驗上相對不足，管理者需要花費較多的耐心和精力來培養，並詳細解說任務。例如，報告需要有哪些內容、怎麼準備，用什麼格式等。以循序漸進的方式，由主管先做給下屬看，再由下屬來接手、主管在旁協助，最後才放手讓下屬獨立完成。
「工作的分配」是管理者不可避免的職責，主管必須明白管理的目的是為了提升效率，絕對不能只憑藉經驗和情感來進行管理工作。所以透過刻意練習有效的溝通方式，主管就能讓下屬明白「什麼是最重要的」，並且知道「要怎麼做」可以達到「預期的效果」，創造雙贏的局面。
＊本文獲「Livia Yang」授權轉載，原文：【菜鳥主管成長日記】下指令時，是下屬聽不懂，還是你說不清？聰明主管都知道這樣分配工作，部屬能做得快又好！
責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤
