最近和朋友K聊到工作上的煩惱，他大概在1年前被晉升為組長，負責一個6人的小團隊。但時至今日，還是有件事情一直困擾著他，那就是「和下屬開會」。尤其是他指定團隊開的一些會議，除了會議效果不如預期外，甚至還引起團隊成員私下的抱怨：大家覺得會議太多，又沒有用，所以開會時都不積極參與。
K說：「我想透過會議管理大家的工作進度，並且和全員有效溝通，但主持會議好難，時常跑題或嚴重超時，會後又沒結論，我不知道該怎麼做才好⋯⋯。」
聽到K坦然的描述自己的心境，我不禁想起多年前第一次帶團隊時，「和下屬開會」這件看起來稀鬆平常的事，也造成我很大的困擾。
所以，我蒐集了新手主管在「和下屬開會」時，容易遇到的3個挑戰，並提供解決方法。
挑戰1：主管的發言無法影響團隊行為
在會議上，主管的角色主要有3個作用：
- 聆聽團隊說明工作進度，給予建議和要求，必要時提供協助，以確保任務順利進行，拿到結果。
- 同步制度、強化團隊價值觀、工作原則和公司規範等，建立統一的做事標準。
- 傳遞跨部門資訊，盡量做到協作部門的資訊對稱，有利於雙方合作。
但，為什麼主管在會議上說明時，大家都沒什麼異議，會後卻常不嚴格執行？到底是沒講清楚，還是大家當耳邊風？
這是新手管理者容易遭遇的挫折之一，雖然身為主管，但會議上說的話不被重視，有著「管不動」團隊的無力感。
解決方法
當我們需要團隊採取行動時，建議從3個層面思考：意願、能力、環境。
- 意願：是否認可做這件事的意義，並願意採取行動？
- 能力：是否具備執行這件事所需的能力和經驗？
- 環境：是否能在有利的環境下執行這件事？
舉例來說，會議中討論「如何讓團隊多和協作部門溝通」：
意願：人們會更願意對自己提出的想法採取行動，主管唯一要做的是正向引導。因此，可以多拋出讓團隊思考的問題，像是「為什麼要增加部門間的溝通？」、「部門間有充分溝通後，對我們有什麼好處？」，並進行開放式討論。若能讓下屬在認知層面上肯定這件事，有助於推動後續發展。
能力：有些人天生就比較內向或不善言辭，要做到建立良好、頻繁的跨部門溝通，對他們來說是較難的挑戰。因此，主管可以透過刻意的練習，協助培養他們的溝通能力。這不僅能讓員工獲得個人成長，也能做到主管預期的工作目標。
環境：當團隊有意願，也有能力執行工作後，就能保證成功嗎？不會，主管還必須考慮到外在環境是否允許員工發揮，像是跨部門會議的機制、鼓勵交流的職場文化等，都會起到關鍵的影響。這就需要主管花心思打造有利的環境，好幫助團隊在執行任務時能事半功倍。
挑戰2：團隊不參與討論，變成主管一言堂
主管在會議上都會說：「大家有什麼想法或建議，都歡迎提出來討論。」雖然這麼說了，但常常還是變成單向的下屬對上級匯報，或是上級對下屬宣導，很難做到每個人都關注當前討論的議題，充分發表意見。
那麼，為什麼大家不能踴躍發言呢？主要原因有2個：
- 缺乏安全開放的討論氛圍。
- 缺乏事前個人的思考準備。
當員工害怕說出意見時會遭受批評，就會傾向減少發言；當員工對於討論議題沒有深入思考時，即便想發言，也說不出什麼論點。所以，想激發團隊討論更熱烈，可以從這2個角度進行調整。
解決方法1：建立更開放輕鬆的討論氛圍
我還是基層員工時，常聽到老闆在開會時說：「大家都可以多提提意見呀！」但每個人心中一定會有些顧慮，害怕多說多錯。而且，老闆往往還會特別點評提出意見的人。
所以，口頭上的開放討論並不能達到期望的效果，而是需要通過主管「多提問」、「多聆聽」來營造友善的討論氣氛。
可以多使用「5W+1H」提問法，對選定的議題來提問，引導團隊思考和討論，並且不要急著說出自己的想法，克制身為主管的表達欲。
Why：原因？
「為什麼進行良好的跨部門溝通很重要？」
What：什麼事情？
「我們想要達到良好的跨部門溝通，需要做哪些事情？」
Where：什麼地點？
「我們目前都是在哪些場合進行溝通？為什麼要在這個場合？換個場合會不會效果更好？」
When：什麼時候？
「我們什麼時候要進行跨部門溝通？為什麼要在這個時候？能不能在其他時候？」
Who：誰是責任人？
「跨部門溝通是誰的責任？為什麼？怎麼判斷這個角色做得好？」
How：怎麼做？
「我們要怎麼做這些事情，來確保達到良好的跨部門溝通？」
解決方法2：確保與會的每個人都有貢獻
在每個人進來開會前，大家都知道會議目的和自己要扮演的角色嗎？
有些主管在召開會議前，只說「這週三下午4點開會，討論跨部門溝通的事情。」在這種情況下，員工不會主動提前準備，而是傾向等主管決定就好了。
這時主管需要改變會議前每個人的認知，以確保每個人都清楚知道這場會議的價值，以及自己參加的意義。因此，主管必須在會議通知中傳達明確以下訊息：
- 討論什麼事情：羅列目前跨部門溝通中，所遇到的問題，描述清楚。
- 每個人需要提前準備什麼：思考至少1個解決方案，說清楚利弊分析。
- 會議需要產出什麼內容或形成什麼共識：達成跨部門溝通的原則，並確定解決當前問題的方案。
會議前，會議發起人必須提供相關資料，與會的人也必須提前閱讀，並帶著解決方案來開會。這樣才能確保每人在同一個認知水準上，便能讓討論更有效率，以達到會議目的。
挑戰3：時間和流程失控，超時又沒結果
即使有明確的會議主題、討論方向，在會議實際進行時，仍容易出現流程被打亂、衍生出更多子議題需要討論的情況，最終導致會議嚴重超時，也沒有具體的結論，只能無奈改天再戰。
如果這樣的會議太多，就很容易導致團隊身心俱疲，也浪費主管大量的時間。該怎麼做，才可以把控好開會節奏呢？
解決方案
開會的目的是形成共識、解決問題，沒有目的和準備的會議，就只是無效的低品質工作，透過有效會議的7個步驟，能幫助主管根據清晰的主線進行會議。
1.明確定義會議目的
有時會議為什麼會開不完？那是因為我們想要解決太多問題。
所以，建議每次開會，最好只聚焦解決一個問題，把開會時間控制在1小時以內，避免會議時間太久而變得低效。要求所有人準備好自己的想法來參加會議，並且獲得結論。
2.邀請有效人員參加
每個參加會議的人，都應該有其必要性，不能隨意的增加或縮減邀請人員。當我們明確知道開會的主題和要解決的問題，就能找出誰是必須參加這次會議的人。
像是決策型會議，就要讓有決策權的關鍵人員參加，別把和業務有相關的所有人抓來旁聽，他們只能傻傻的坐著，沒有發言機會，這就是浪費時間。
另外，像是學習分享的會議，就盡量讓相關人員參加；宣布重要事項的會議，則務必全員到齊。
3.所有人做好會議前的相關準備
會前，主持人需要確保大家都知道會議目的和議程，並提前準備好會議所需的報告、數據等資料。
如果沒有做好準備工作，在會議上就容易出現討論發散、互相推卸責任、無法聚焦在問題解決上的情況。因此，主持人要特別注意提前研究議題、設計提問、安排議程等，如果有人被邀請參加會議，卻不需要準備資料或帶想法來發言，就說明他不需要參加這個會議。
4.一個有效的會議主持人
會議主持人是一個會議的靈魂人物。
主持人需要督促大家提前做準備，要控制會議進程和確保拿到結果，放任大家漫無目的的討論，就是「聊天」了。
5.有效的會議流程、控制節奏
高效會議，務必要嚴格控制流程和時間，所以，當有人滔滔不絕發言或跑偏主題時，主持人都要及時糾正，避免變成個人發表會。
6.達成共識
會議是聚集一群有相同目標的利益相關人，共同討論一件事情。因此，會議一定要有結論，就算只有階段性的結論，也是需要達成共識的。
7.後續跟進計畫和措施
會議上達成共識之後，必須有後續的跟進規劃、會議記錄與執行措施，才能確保想法可以落實，「改變行為」才是開會最終目的。
主持會議就是主管的管理能力
高效開會最關鍵的就是主持人的能力，通常也是主管的管理能力。
當我們要帶團隊開會時，千萬不要認為只要人到了會議室，就一定可以討論出結果，務必要提前做好充足的準備和思考，避免形式上的走流程。
透過不斷練習，提高自己的會議主持技巧，會議效率就能提升。這不僅尊重自己的時間，也尊重團隊時間。杜絕無效的會議，團隊自然就不排斥開會了。
＊本文獲「Livia Yang」授權轉載，原文：【菜鳥主管成長日記】如何帶團隊高效開會？3招讓開會更有影響力！
責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤
