「Chris，明天要交個競品分析，這個你比較有經驗，交給你來做！」
「Joe⋯⋯我現在做不了，手頭上的工作已經很多了，能不能交給其他人來做？」只見Chris面露難色的說道。
「這樣啊？可我覺得你做更靠譜，我還是希望你來做！辛苦加個班，或把其他優先級低的工作緩一緩，你看如何？」Joe覺得是下屬故意推託工作，仍執意自己的決定。
「Joe，和你老實說，我覺得很不公平，團隊中我的工作量是最多的，每天都忙到很晚，但是其他同事幾乎都準時下班，而且，這個競品分析Alice也做過，她來做也可以呀！你不能什麼事都交給我吧！」Chris說完扭頭就走了，留下一臉錯愕的Joe。
朋友Joe找我訴苦，提到得力助手Chris忍不住和他抱怨工作分配的事，他的語氣裡盡是困惑，覺得Chris是不是對他有什麼意見，為什麼身為主管，安排下屬工作這麼困難？還得要好好解釋一番。
其實，身為主管，「工作分配」真的是一門大學問，我也踩了不少坑，像是給予能幹的員工太多的工作量，導致她壓力太大、心理不平衡，最後辭職；能力一般的員工沒有充分從工作中獲得鍛鍊，成長有限，便認為自身得不到發展，最終也離開公司。
究竟如何做好工作分配？以下3招供參考。
1.重視個體的差異，員工優勢和意願更重要
首先，我認為最重要的是心法：
「尺有所短，寸有所長。管理者在分配工作時，應該充分考慮每個員工的能力和特長。」
員工在職場上最大的動力是「成就感」，做自己擅長的事情或想做的事情，並得到良好的成果後，就能強化員工工作的自我驅動力。
我們需要清楚了解每位員工的優劣勢，並積極與他們溝通你分配任務的目的和想法，讓他們理解，這項工作不是被主管強硬安排的，而是能讓自己有一定發揮和成長空間。
舉例來說，我有個下屬在工作細節的處理上特別優秀，規劃都能考慮得很周全，但是她比較不擅表達，跨部門協作也不在行，經過溝通討論後，她更希望在企劃上追求進步，不管在意願和能力上都能夠匹配。
因此，我讓她專心做好企劃的創意設計，並搭配一位善於交際的夥伴，負責橫向部門的溝通協作。兩人剛好性格和能力互補，很順利的把專案完成，兩人也都從中得到極大的滿足感。
因此，身為管理者，我們要清楚每位員工的優劣勢，讓他的長處能有用武之地；劣勢的部分如果非必要，也不一定要逼迫他提升，或循序漸進的引導他成長。否則容易導致反效果，讓員工長期失去自我認可，找不到上班的意義和快樂，最終消極工作。
2.考慮負荷量和公平性，有時員工很在乎「感覺」
對於主管來說，我們一定會因為員工的性格、能力、配合度等因素，對不同的人有所偏好。通常是比較能幹，又能全力支持我們工作的員工，更容易受賞識。
但這不代表，我們就能常常把重要的、緊急的工作都安排給他們，否則「能者多勞」的情況下，最終一定會逼走優秀員工，尤其當物質和精神都和他的工作負荷量不成正比，他們會非常快就離開團隊。
另外，不僅是優秀員工負荷量不均的問題，在公平性上，普通的員工也會覺得不受重視。未獲得被培養的機會，重要的工作都被安排到主管「中意的人」身上，自己做些雖然輕鬆，卻無成長性的工作，容易引起團隊內的隔閡，不利於整體協作。
但是，工作分配又不像切蛋糕，現實情況的確很難完全公平，但我想建議的「公平性」，主要是從員工是否可勝任、可承受、可成長3個面向考慮。
- 可勝任：他是否擅長？能做的又快又好？
- 可承受：他是否能做？工作沒過分飽和？
- 可成長：他是否能學？能收穫經驗和技能？
所以，這就需要回到第一點的心法，管理者對每位員工的優劣勢、工作狀況都要暸若指掌，妥當安排適合的工作。
讓員工負責擅長的工作，可以獲得掌聲；負責挑戰的事情，可以快速成長。在可接受的工作量下，有足夠的心力充分發揮，我認為這就是一種對每個人的「公平」。
3.工作分配後更重要，「定期跟進」才有結果
許多管理者平時很忙，也會想著：「團隊就是來幫我分擔工作的，既然交代下去了，我就可以不用管了，到時間看結果就好。」如果主管如此認為，我覺得很可能最終就是一團糟，你必須親自去善後許多麻煩，又責怪不起「認真」的員工。
為什麼會有這個現象呢？很簡單，因為員工不是你肚子裡的蛔蟲，交代一次的工作，不一定他能完全理解你期望的目標是什麼？如果過程中遇到的困難，或需要協助時，他不一定會主動尋求你的幫助。
所以，在交辦工作時，我們要確保員工理解工作的目標和協作人員。當所有成員都清楚瞭解工作的整體目標，以及每個人擔當的角色時，整個團隊便會合作無間。尤其當分配繁複的工作時，這一點至為重要，有助提高士氣和凝聚力。
再來，我們要定期跟進員工執行的情況，像教練帶領球隊一樣，看似放手，但又時刻掌握每個成員的情況，適時提供指導和資源。如此一來，員工會覺得主管分配的工作不是甩鍋，而是和自己並肩作戰。員工有士氣，戰力自然越來越高，管理者才會真正越來越輕鬆。
主管要學會分配工作的藝術
工作分配看似是很簡單的事情，但卻大有學問。
懂得工作分配的藝術，將能幫助管理者提高團隊效能和凝聚力，每次看似不經意的工作分配，其實都是你最好的安排，這就是一個有智慧的領導者。
＊本文獲「Livia Yang」授權轉載，原文：【菜鳥主管成長日記】工作分配原來大有學問！聰明主管都用這三招，團隊做的開心又好！
責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤
