在生活和工作中，我們經常聽到一些關於流程、制度和系統的術語。無論是公司管理、家庭分工，甚至是朋友聚餐，這些詞都在影響著我們的行為，決定了事情是否能順利進行。

本文將用「和尚分粥」這個有趣的故事，來看看流程、制度和系統如何各司其職，實現公平分配。

一個寺廟中有和尚若干，每餐都要分食一鍋粥。一開始，大家不管用什麼方式分粥都不公平，即便讓德高望重的和尚決定，反而造成有人去賄賂可以決定的人。於是，方丈決定改為所有的僧人輪流主持分粥，結果每次負責分粥的和尚都給自己添最多。
最後，他們決定實行每個僧人輪流值日分粥，並且明確規定：負責分粥的人必須最後一個領粥。
令人驚奇的是，在這個制度下所有人碗裡的粥每次都是一樣的多，比任何量器都準確。道理明擺著——倘若分得不勻，最少的那碗肯定是自己的了。

1.流程：有序的步驟，讓「執行」不亂套

流程就是做事情的順序，像是煮一鍋湯要先備料、再炒香、最後加水煮沸。任何事情都可以設計成流程，從早晨的鬧鐘響起到出門上班，其實都有一套我們習慣的流程。

同樣的，在「和尚分粥」的故事中，不同的分粥流程，決定了最後粥的分配是否公平。

生活範例：減肥計劃中的流程

想減肥的朋友們可能有共鳴，減肥需要的流程可以是：先控制飲食，再規劃運動，然後紀錄每天的體重變化，最後根據成效微調方法。這些步驟一環扣一環，形成一個有序的流程。當流程被優化時，減肥就更容易達到效果。

好的流程是最強大的導航，能帶你找到最快的捷徑。

2.制度：規範行為，確保不出錯

制度是一種「行為準則」，它告訴你該怎麼做，不該怎麼做。制度的目的在於避免「人為失誤」或「不正當行為」，就像是馬路上的紅綠燈，保障大家的行為安全。

就如同和尚們發現，若沒有分配的制度，大家各自為政，難以公平。制度幫助分粥達到一致的標準，避免了誰分多、誰吃多的問題。

生活範例：聚餐時的支付制度

聚餐結帳時，總會有人提議「AA制」（平均分攤）。這就是一種小制度，確保大家公平分擔費用，避免有人吃完後裝沒事、轉身就走。這種支付制度讓人聚餐時吃得輕鬆自在，不用擔心有人多吃少付。

制度是行為的指南針，讓我們在複雜的情境中不迷失。

3.系統：組織協同的智慧結構

系統則更深一層，它是一個包含各種元素的整體，強調「相互協調」。系統不只解決問題，還會讓我們站在全局視角，從根本上創造更合理的分配方式。

和尚們最後設計的「分粥人最後拿」的方案，就是一種系統化的思維，它不僅考慮到公平，還引入了一種約束，讓分粥人無法多分粥給自己。

生活範例：家庭分工系統

在家中，每個成員分工合作就是一個系統：媽媽負責做飯，爸爸負責打掃，孩子則可以負責洗碗。這種分工系統讓家務安排更高效，大家也能各盡其責。如果一切都仰賴一個人，那生活品質會下降，家庭關係也可能變得緊張。

系統是智慧的組合，讓一加一遠遠大於二。

三大支柱，各有職能

  • 流程是混沌之後找制序的第一步，有流程才能優化。
  • 制度是管理，是代表公司鼓勵什麼、禁止什麼。
  • 系統是一種治理的高度，頂尖的人才從系統上去思考。

流程、制度、系統，三者就像是團隊合作中的三大支柱，各有職能，互相補足。流程讓我們更有效率的行事，制度保障我們的行為規範，而系統則讓整體運作更加協調。

在日常生活和工作中，這些工具就像是「隱形的助理」，幫助我們在面對複雜情境時保持冷靜、理性和秩序。

下次如果你覺得事情失控，不妨想想：這是流程出了問題？制度不夠完善？還是系統需要調整？搞清楚問題的核心，或許就是成功的第一步。改變流程是為了效率，改變制度是為了公正，而改變系統，則是為了未來的智慧與遠見。

＊本文獲「吉米不可 Give me book」授權轉載，原文：流程、制度與系統：生活中的管理智慧

責任編輯：湯明潔
核稿編輯：倪旻勤