記得剛進入職場時，有位主管J是公司的風雲人物，每次的升遷名單中總是可以看到他的名字，而他和同事及老闆的關係也非常好。不到2年的時間，他就已經從一名小主管成為整個事業群的總經理，團隊規模也從幾十人擴大到近百人。
但有件事我一直想不明白，為什麼我常看到他和同事、主管在喝咖啡聊天、有說有笑，難道他不用工作嗎？
所以，我對於J的評價不是很好，總覺得他是依靠關係而非努力工作才升職的，直到我成為管理者時，我才恍然大悟是怎麼一回事。
「聊天」是主管的工作之一
在職場中，我們對於「聊天」會聯想到偷懶摸魚、工作不嚴肅等負面印象，正因為如此，所以我剛管理團隊時，我寧願花時間在實際執行工作上，也很少與人輕鬆談話，整個人呈現很緊繃的狀態。況且，如果真的要溝通事情，開會就可以達到目的了，為什麼要私下聊聊？
其實，許多關鍵的資訊，是在和人「聊天」的過程中發現的。而身為管理者，掌握這些資訊是非常重要的。
因為管理者的工作核心是決定方向、協調資源和培養人才，要做好這些事，我們必須盡量獲取足夠多且全面的資訊，以協助進行更好的決策。
舉例來說：
- 「如果」知道其他團隊明年度的規劃方向，就能思考是否有進一步的合作空間，創造1+1>2的雙贏機會。
- 近期部門的需求較多，開發人員的資源不夠，「如果」知道公司剛好有釋放的人力能夠調度，就能解決緊急問題，讓產品順利上線。
- 有一項新的任務要分配，其中會涉及到某項專業能力，「如果」剛好知道某位同仁具備這方面的長才，並有意願承接任務，他就是很好的人選。
上述這些例子提到的關鍵資訊，通常在日常工作中不會刻意提及，但「如果」能夠掌握，對於管理者的工作效率和績效將有很大的加分效果。
有效「聊天」，必須要做到的3件事
人在非正式的環境下通常比較容易透露心裡真實的想法，或是面對新的觀點時心態更開放。這就是一個很好的時機，讓你和下屬沒有壓力的交流，更了解彼此。
但喝咖啡不能「純聊天」，每一次的談話裡，我們要有意識的去了解對方的幾件事：
1.他的工作內容、態度和價值觀
當我們從事不同的職務時，很難完全了解對方的工作流程以及細節，即便是相同的職務，也會出現做事方法和觀念不一樣的狀況。所以，若只是從自身的角度來溝通對方該做什麼事，就很容易引發不必要的誤會或是出現雞同鴨講的窘境。
如果我們越清楚對方的工作內容和態度，就知道怎麼樣是合適的溝通，也才有共同的語言去提高雙方的共識。
例如：視覺設計師在完稿前都會有至少3版的草稿設計，同時，她對自己的設計非常有自信，所以不太願意完稿後再修改。因此我在擬草稿的階段就多多多與她交流，以避免後續的調整引起的不愉快。
2.他最喜歡和最擅長什麼？不喜歡和不擅長什麼？
人對於自己喜歡和擅長的事，接受度和積極性通常都比較高，透過了解對方的工作偏好和長處，可以人盡其才，產生的成就感也會更強烈。至於對於不喜歡的事，如果能協助對方解決，將可以提高信任感和整體工作效率。
例如：AR特效師主要是研究在手機上模擬真實的彩妝效果，這也是他很熱愛的工作，但每次都得進行繁瑣的設定，這時我們可以提供自動化工具去完成前置工作，讓特效師更專注在效果研究上。
3.他對於我要做的事有什麼看法和建議？
管理者常會是一個專案計劃的推動者，俗話說「知己知彼，百戰百勝」，專案的成功秘訣在於參與團隊互信與合作，如果可以事前表達自己的目的和立場，也能讓對方心裡有個底，並願意分享他的想法，幫助規劃更周全。
例如：我想統一整理所有正在跟客戶洽談的案子，以便提高團隊整體的提案效率，這點由專案經理來執行會更好。但這並非他的工作內容，在經過私下溝通後，我發現他也很認同做這件事的價值，所以他一下子就把整個管理流程梳理好，並且確實的執行了。
要注意的是，並非在職場上所有的聊天都要刻意挖掘或傳遞資訊，而是透過軟性的溝通，去同理和尊重別人的工作，也能獲得他人對自己想法的回饋。
為什麼那位主管J能夠在職場上一帆風順？
因為他不僅關注自身的工作，更投入大量時間在橫向和縱向的溝通上，掌握豐富且全面的資訊，能幫助他更好的做決策，並順利的完成任務，取得高績效。
「我們去喝杯咖啡，順便聊聊？」這句邀請現在已經變成我的日常工作，我會特別空出時間，放心力在身邊的同事和團隊，聊聊我們想要去實現的目標，以及工作上遇到的各種煩惱和開心的事，然後去發現那些我能夠運用的資源和協助解決的問題。
除了管理者之外，我建議一般員工也嘗試和不熟的同事喝杯咖啡，聊個天，去了解他們的工作，或許會有意想不到的收穫，讓你在工作或思想上有所啟發呢！
＊本文獲「Livia Yang」授權轉載，原文：【菜鳥主管成長日記】身為管理者，你應該多”聊天”
責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤
