今天在台灣某一個令人尊敬的企業,為一級主管進行OGSM策略管理訓練。

學員名單一拿到手,我著實嚇了一跳,學員平均年紀超過45歲,碩士學歷人數超過40%,其中還有博士3名。我一走進教室,放眼望去,學員的頭髮一片灰茫茫。我心裡有個譜了,這是一群和公司走了一輩子的優秀人才,帶著技術和年資,創造了公司的輝煌。而我,帶著尊敬的心情開始我的課程。

課程到了中段,下課時和學員聊開,其中一位是台大電機所畢業,現任某單位部長,他談到,這是他畢業後的第一份工作。另一位則是政大會計系畢業,拿到台大商研所學歷後,一路從畢業做到現在,現在,他是國際商業處的處長。他們的年資平均21年。我想,21年前,這2位絕對是當時的菁英,有著才智和技術,畢業後,選擇了一家公司,然後在這裡,建立自己的人生,也打造企業的王國。在聽他們訴說這些歷史時,你可以看到他們的謙虛、儒雅,以及對學問的尊敬。

時空如果換到現在,你很難想像這樣的員工場景。好陌生,不是嗎?

最近職場非常火紅「敏捷式管理」主題。標榜著快快做,快快學,快快錯。做事需要敏捷,需要速度,一看不行就改,打掉重練,再來一次。但是對於管人,好像也需要速度,一看不行,主管就想換人,認為教新人比要老人改來得快,他們心裡,也想打掉重練。

更甚者,因為市場的變化超乎預期,因此,在求快之餘,沒辦法什麼事都說得清楚,教得明白。老闆希望員工分勞,總希望在遇到狀況時,有個可以獨立處理的人,但越想要快,就越容易出錯,老闆有情緒了,員工開始受到冷暴力或情緒攻擊。

職位盤點,是什麼?

在人才管理中,我們常說,貨物需要盤點,其實職位也需要盤點。各位,我談的是「職位盤點」。

「職位盤點」意思是,每隔一段時間,公司必須盤點每個職務佔有者的職能。這個職能是專屬該職位的人,例如行銷經理、客服人員、業務主任。企業必須根據當時時空,有節奏,有層次地去思考:做這個職位的人「現時」應該要擁有哪些條件。盤點出職位能力後,員工就可以根據自己的現狀,了解自己有哪些能力缺口,具體的發展個人成長計劃,而和公司脈動。

知識、技巧、能力、其他

為了更客觀的盤點職位的職能,人力資源領域提出了KSAOs四大盤點依據。

知識(Knowledge):所謂知識,意味著要做到這個職位,需要有哪些基本認知、專業、人脈。凡是跟認識、了解、閱讀有關的,都屬於「K知識」。

其中最有名的4大知識是:產業知識、顧客知識、產品知識,以及流程知識。前2項是「外知識」,後2項是「內知識」。「內知識」應該由公司內部自己教,隨著年資越長,內知識會深化,並成為專屬該公司的卓越能力。「外知識」則需由員工自己學。員工必須隨時閱讀產業動態消息,了解競爭者狀況,並且知道顧客的需求。這些外知識會調節員工日趨老化的內知識,並以此產生具有創新能力的依據。

技巧(Skill):所謂技巧,代表這個能力的取得會需要透過步驟、流程、SOP,並且需要通過考試,或者取得證照。最典型的技巧例如,繪圖技巧、大貨車駕照、TOEIC英文能力認證。這些技巧如同浮板,讓老闆能快速檢驗到員工能力,並立刻使用。

能力(Ability):所謂能力,意謂著這個職位需要將上述的知識和技巧,根據情境,能夠正確的、適時的表現出來。通常這是指對外連結的能力,例如溝通能力,或者說服能力。這個指標的意思是希望能夠了解,究竟這個職位有哪些外顯、可看到的特質,而促進目標的達成。

其他(Others):凡是無法歸類到上述3種者,都可以放到這個項目。不過,我們一般都會把「人格特質」放在這個類別。所謂人格特質包括正面思考、內向外向、謹慎思考、熱情活潑、抗壓性、思辨能力、對秩序的要求等。

上述,即稱為「KSAOs」,是「職位盤點」的4大項目,我們建議,以理性的方式,為每個職務設定相對應條件,客觀的面對人才需求,而不是情緒性的判斷,或對待員工。

簡單而言,員工的適任,不是在於主管的主觀情緒,而是在於客觀的職務盤點。經過客觀盤點,當員工發現自己的能力無法完全符合現在職務,他自然會找到成長的缺口,然後跟著市場和企業不斷脈動,往前行。當然,也可成為KPI的評分依據。

這樣,員工跟著公司成長,也跟著公司前進,當員工發現自己並沒有掉進毫無生命的習慣領域,自然就會跟著公司成長,而老闆們,你自然會擁有一群優秀,且不會背棄你的優秀夥伴。

(以上人物如有雷同,純屬巧合)

責任編輯:李頤欣
核稿編輯:易佳蓉