一開場就吸睛！開會怎麼靠「煽動」、「留白」，不讓人分心

我經營的網路媒體「CULTIBASE」，曾經針對「會議上最令人困擾的部分」進行調查，我們大約向1000位工作者發送問卷，並挑選其中16位進行專訪，還寫成一篇特別報導。

調查結果發現，「吸引大家的注意力」是很多人感到最難的事，尤其在會議討論的中後段，當時間拉長、會議陷入膠著，每個人的注意力就越來越分散。連我們採訪的幾位資深會議主持人，至今仍認為這部分是最困難的。

很多剛開始主持會議的人，可能會為了讓大家聚焦在會議上，所以很努力鋪陳、想辦法讓大家盡可能集中精神，並在討論的時候積極參與。

但其實根據心理學的研究，如果在會議開始的5分鐘內，無法讓人聽清楚主題、吸引到對方，直到會議結束之前，你都很難找回對方的關注了。

如果對方沒辦法專注，即使是再好的提問也毫無用武之力，就算他們整場都表現出積極投入的樣子。吸引關注還有一個很重要的目的，就是幫助大家聽到重點，這對討論是否順利有相當重要的影響。

因為如果你不能在一開始吸引到對方的關注，他就算表現出有在聽的樣子，但在意的內容可能與你不一樣。討論時可能就會偏離主題，或是為了釐清他的困惑，對焦時需要花更多時間，最後就變成無效的會議。

吸引注意力的4種方法

想吸引別人的注意力，我們可能可以回頭先想一想，自己在什麼時後會被吸引？在哪種狀況下會主動投以關注？我想了想我自己的狀況，可能是：

• 原本只收到要參加董事會的通知，但離會議開始的半小時前，突然被要求要上台發言，於是開始認真閱讀會議通知。
• 我本來對最近熱門的某款飲料無感，但朋友們一直說很好喝，我忍不住去買來嘗鮮，結果大失所望！
• 約會時女朋友說了一句話，我回覆她後她突然變得沉默，臉也沉了下來，讓我不得不關注她。

回想這些經驗，你會發現能引人關注的事件，多半與自己高度相關，而且扣連到某個情緒，例如好奇、緊張、不安等，這就可以套用在提問上，幫助你抓住大家的目光。以下，我將引人注意的方法分為4大類：

引人注意的4種方法：

1.提前通知：提前告訴他們。
2.共感：連結情感。
3.煽動：誇張的強調重點。
4.留白：創造空白的空間。

以圖表來看，可以更清楚這4種方法的屬性，一樣使用基本的向限圖，我將橫軸設定為推動的強度，縱軸設定為使用的頻率多寡的影響。

在這4種方法中，要特別注意煽動的技巧，因為這是屬於推力很強大的技巧，經常使用可能會讓人覺得情緒上感到壓迫，也可能令人覺得被迫接受某個議題，而感到不舒服，所以只能在真的需要強調重點時使用。

1.事先通知，讓對方有所準備

當人們被突然要求提供想法時，一般人都會選擇沉默或觀望，也很容易迴避問題。但如果能提供預告、預留思考的時間給對方，就能提高對方回覆的意願。

所以，如果是在會議的一開始，就算已經寄送過會議通知，或是之前開過類似的會議，也可以透過「前情提要加上提問」的方式，幫助他們掌握狀況，進而投入當下的討論。例如這樣提問：

「在上次規劃會議上很高興我們討論出一些新的想法，但商品本身的吸引力和獨特賣點還不太清楚，需要進一步討論，所以，接下來我們將針對這個主題進行討論。現在，我們假設自己是用戶，你會最想要使用這項產品的哪個功能，理由又是什麼？」

像這樣把前提說出來，或是在事前發送會議通知，在會議上重新提醒一次本次討論的主題和會議目的，都是很棒的提前通知，也能幫助與會的人員更快進入狀況。

除此之外，預告也可以用在要提出質疑的時候。這個技巧可以幫助你減緩提出質疑的衝突感，也讓對方做好心理準備。例如：「不好意思可能是我專業不足，我想釐清一個基本的問題⋯⋯」

又或是當你想拓展或動要既存的概念時，也可以用這樣的方式降低衝突感，如：「現在的方向似乎偏向專業、鎖定的範圍很精準，但似乎可以再擴大範圍，所以我想提出一些業餘的問題，從一般人的角度來發想這個主題。所以是否能麻煩你解釋剛剛提到的新概念，是什麼意思？可以用在哪裡？」

在會議流程被打斷的狀況下，多數人都會感到錯愕，尤其是主持會議的人，如果你又是團隊的領導者，整個會議的氣氛很有可能為之一變，這時候別提關注力了，連發言的意願都會歸零，所以為了幫助討論持續推進，我們可以練習這個方法。

2.透過共感，突破武裝

在會議上表達感謝、肯定，也是很好的突破心防的方法。身為管理者，如果有感近期的會議都不太順利，大家越來越不敢發言，就可以適時的透過會議提振士氣，也是幫助團隊補充安全感的有效方法。你可以這麼做：

「在今天的會議上，我想與大家討論我們對新產品的改良計畫。我很期待大家的回饋與建議。在進入正題之前，感謝上次的規劃會議，大家提出很多值得一試的想法。不過如果從使用者的角度來看，這些計畫可能都還有點困難，也無法直接吸引使用者。所以我現在想請大家一起思考，如果你是使用者，你用過這項產品後希望能改善哪個功能，或可以增加什麼？」

無論是多人的討論或是一對一的面談，當對方建立起防備，就很難與對方聚焦溝通。

那麼不管你掌握再多的提問技巧，或是能力再強都很難吸引對方的關注。所以，當你發現團隊士氣低落時，請務必先想辦法提振士氣，透過感謝、肯定重新建立安全的環境，才能提升大家回饋的意願。

此外，先共感再採取動搖模式，檢視既存的概念，堅持也能發揮很好的效果。有時候，我們在會議上發現討論越來越偏離主題，或往預期之外的方向前進，這時為了不浪費大家的時間，一定需要有人出來中斷會議，或提醒大家檢視目前的主題。但通常這種情況都會讓大家錯愕、不適，如果提出來的是主管，更可能導致氣氛變得很僵。不過，如果能先透過共感的前提說明，再開始引導團隊一起檢視既存的概念，就能減緩衝擊的力度。舉例來說：

共感→限制：我知道這是我們長年認同的價值，我至今仍非常重視它，但我們能不能在這次的會議上，先暫停使用健康美這個詞？

共感→破除偏見：這個項目很重要，的確應該仔細評估風險。但如果我們可以一起承擔失敗的風險，你會選擇哪種方案？

沒有人喜歡被質疑，但如果先提出共感的訴求，就能幫助大家消除對立的狀態，進入理性的討論。

3.煽動情感，強化重點

煽動是指透過連結某人的感情，促使其他們採取特定行動的技巧。這種表達方式很常用在宣傳上，通常都是很誇張的詞彙，或是非常能勾動情緒的句子。

舉個例子來說，最近有一部電影即將上映，它的宣傳海報上寫著：「好萊塢名導演最新力作！讓全美觀眾哭成淚海的重磅巨作。」這句話一看就很吸睛。

如果電影的宣傳文案改成：「這部電影即將在日本上映，你一定要去看！」這就是很基本的宣傳資訊，而且無法連結情感。但加上「讓全美觀眾哭成淚海」看起來就很有煽動力，可以想像有多感人，就能勾動部分被打動的觀眾，提高他們走進電影院的意願。

這種方法一樣可以用在會議上，比如：

「這是一個攸關我們存亡的問題，所以我們很想了解大家的想法⋯⋯」

「我深信你的專業，所以想聽聽你的建議，而不是其他任何人的意見⋯⋯」

如果將煽動技巧來做為動搖模式的鋪陳，也會增加大家積極討論的意願，但也要特別小心，選用的煽動方向如果讓在場的某些人感到不舒服，那就可能得到反效果。你可以這樣用：

煽動→破除偏見：我們已經落後太久了，是時候跟上時代的腳步了！讓我們來重新釐清，真的有需要健康美嗎？

煽動技巧是非常強烈的推力，但相對也可能讓人產生很強迫的不適感，又或者太常使用，可能會影響他人對你的觀感，務必小心使用。

4.創造留白空間，讓大家更關注提問本身

如果煽動是強烈的推力，留白就是消極但一樣具備強大的影響力。尤其是在需要持續溝通的場合，這種突然的沉默經常能吸引大家的關注。

例如，在開會時不直接說明主題，而是刻意的製造留白，「大家還記得今天會議的目的是什麼嗎？（靜默3秒）今天的會議是為了討論新產品的計畫。」

在那3秒裡，我相信所有人都會把關注力放在你身上，不過，這也不是可以常用的技巧，因為這可能會讓人覺得不耐煩，尤其是對時間緊迫的商務人士來說，所以還是要挑場合與對象使用。

責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳瑋鴻