有一次我為了報告專案提案，花了很長的時間準備報告。那份報告鉅細靡遺，每一頁講義都包山包海的解釋解決方案和技術細節。我很有自信的把報告分享給大主管看，請他先過目看一下。
沒想到大主管才看了2分鐘，馬上就回信說第三頁和第五頁的觀點矛盾，沒有連貫性。
我有點不服氣，想說：「才看2分鐘，連內容都沒有詳讀，怎麼會知道觀點矛盾？」
後來被指導了幾次後，才知道原來做報告的時候不可以由下往上（bottom-up）的堆疊想法，因為這樣資訊量很容易過多。
在開始做每一頁的內容以前，要利用以終為始、由上往下（top-down）的概念，先架構好時序性，再回頭來增加內容。
原來從主管的角度來看，向上呈報這件事情和我想得非常不一樣！
我因為很熟悉執行層面的資訊，通常會想積極的解釋自己做了什麼（What）。但是從主管的角度，他更在乎的是確保方向正確，了解為什麼（Why）我要解決的這個問題。
那一次主管手把手帶我準備簡報，教會了我做簡報的技巧。
步驟1：故事線才是最有價值的資訊
主管說他還在管理顧問業時，有次要和大老闆去和業主報告提案。那時候他非常緊張的檢查報告裡頭的數字是否正確、在厚厚的簡報裡看有沒有錯誤資訊。
當他想問大老闆有沒有哪裡還要加強時，大老闆示意，叫他不要打擾他的思緒。只見大老闆聚精會神的拿起一張紙，上面只寫報告大綱和故事主軸。
他的大老闆說：「我們即將要討論上百萬的生意，決定會不會成功的關鍵，不是那些細節，關鍵是故事能不能說服業主，讓他願意埋單。」
主管這才恍然大悟，原來故事主軸才是簡報的靈魂，如果少了吸引人的故事主軸，那麼再華麗的資訊都沒有用。
主管透過這個經驗，順勢教了我3個架構故事的技巧，分別是：
1.讓故事符合觀眾需求
根據不同觀眾的需求和興趣去量身定做內容，知道對方在乎的故事結果是什麼。
這必須要基本的數據分析技巧，因為商場上所有的故事都會導向一個結果——「So What？」，能透過數據分析找到吸引人的故事結局，才有辦法往回推去架構故事線。
2.安排敘事結構
一旦找到故事的終點後，就可以利用「SCQA」的思考模式架構故事的骨架。
SCQA是由麥肯錫的知名顧問顧問芭芭拉．明托提出的，分別是Situation（情境）、Complication（困難）、Question（要解決的問題），以及Answer（提供的解方）。
每個聽眾的情境背景不同，在呈現簡報的時候也要找到對方熟悉的情境和困難點，解決的問題也必須要能精準的打到聽眾痛點，讓他們一聽到就覺得：「天阿，快點告訴我接下來的答案」。
3.驗證故事連貫性
在知道最後的結局和有故事主軸之後，撇除所有單頁的簡報內容，只把標題拉出來念，故事是否具有連貫性？是否符合邏輯？
這樣做的好處是，可以讓自己用讀者視角去看等等要報告的故事線，而不會因為太投入於講者的視角，忽略了故事的連貫性。
步驟2：每頁簡報都是一個表格
有了故事的主軸之後，就是要讓每個故事段落都能讓讀者身歷其境。
在簡報的佈局上，一定要考慮到讀者眼球掃描簡報的習慣，通常會是由左到右，由上到下（Left right, top down）。
這邊會大量用到每頁簡報都是一個表格（Every slide is a table）的概念，這個概念也是由麥肯錫前顧問開發出來的視覺化方式，能降低聽眾的閱讀阻力。
假設要對比不同產品的銷量，可以在第一個欄位列出所有區域，其他橫軸的欄位則列出不同產品，去比較各個產品的銷售量。
但是除了銷售額以外，我可能還需要營業額了解是否賺錢，所以會再新增一個欄位，解釋每個區域的營業額。
最後利用左邊放置圖表，右邊放解釋的框框，解釋透過數據洞察到什麼關鍵。
這樣表格的視覺順序是從左邊開始，先掃視表格，有個簡單的理解後，再看到右邊的表格補強資訊。
步驟3：視覺化畫龍點睛
當故事線和主要內容都放進去後，最後才考慮如何幫數字視覺化，讓畫面更引人共鳴。像是前文的銷售量，要比較每個區域的銷售量時，可以透過長條圖呈現。
可是單從總銷售量來看，可能會看不到每個區域主力商品的不同洞見，所以要把長條圖再細分成堆疊的長條圖，這樣就可以更清楚看到每個市場的優勢。
最後再利用每頁簡報和不同視覺化的方式，呈現數據和發現。
當然，也有其他不同的視覺化種類，適合不同的應用場合，比較常見的像是：
- 比較實驗組和對照組（A/B testing, Bar chart）
- 比較排名或排序（Stacked bar chart）
- 比較時間軸的結果（Before and after trend）
- 比較財務相關（Waterfall Chart, Sankey Diagram）
- 比較相關性（Scatter plot）
- 比較實際數據和百分比的相關性（Combo chart）
做報告是想好結論後，再跟著故事一起走回來
經過這次的學習，我從原本以為簡報要塞滿滿，到知道主管想看到什麼。也就是，簡報一定要先有清楚的故事主軸，接著包裝故事、用表格呈現內容，最後才考慮視覺化。
學會準備報告的方式之後，不只讓我能更精準的表達，更能想清楚、去理解對方要聽什麼。試一次就知道了，有故事性的簡報，真的比自顧自的說明強上許多。
責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳瑋鴻
