拖延，是因為對於事情的不確定、擔心失敗，或欠缺考量，所以遲遲不行動。
要開會了卻忘記準備會議簡報？要招募了卻忘記登記求才資訊？你是不是在工作上也有容易忘記事情的狀況？或是碰到事情，很習慣性的「等一下」在做？
在生活中養成拖延習慣的原因，可能是因為對自己「非常有信心」或「超級沒自信」。會用信心來衡量，是因為性格往往會影響到做事的效率。
對自己非常有信心
總覺得自己記憶力好、動作快，時間一到自然會想起應辦事項。因為對記憶力非常有自信，讓你做事總是延遲嗎？
我最近1、2年發覺自己記憶力變差了，老是丟三落四，嚴重時甚至不是拖延，而是直接忘記，等到發現後時效性已過，才知事情大條。
有一次，公事上需提報「接受教育訓練人員名單」，我心想還不急、晚點再填報，結果就這樣將事情耽擱，最後就忘了。等到訓練日期逼近，我才想起這件事，最後經過補救，人員才順利上到課。
這件事讓我領悟到，做事大意與拖延，延誤的不是只有自己，有時會嚴重影響到他人。
超級沒自信
因為自信心不足，讓你做事裹足不前嗎？
讀書時期，我有一位同學只會問、不會做。報告提交之前總要全部問過一輪，還總是拖到最後一刻才交出來；分組合作的報告，也總要別人三催四請才要動手做。
相處後我才發現，他因為自信心不足，導致負能量過重。因為深怕做錯事而卻步，事情還沒開始就往壞處想，久了就養成拖延的習慣，不到最後一刻不下決定。這種人格也相當造成別人的困擾。
以上2種性格，都會在無意中波及他人，因此不管有沒有自信，都需培養立即執行的概念。
減少拖延的5個辦法
要解決拖延症，可先從習慣建立起來，一旦建立起好習慣就會慢慢改變，也較有充裕的時間改善工作品質，不會手忙腳亂，在質與量中達到平衡。
透過列出「自己的擔心」和「事情的目標與現況」，讓自己看到進度、找出差距，減少空泛的焦慮感，或利用盤點、計畫或討論等行動，讓自己的注意力轉換到事情的流程與步驟，而非心裡狀態。
1.列表
事情有輕重緩急，列出日常的工作項目。舉凡上班時間、應辦事項、交辦事項、例行事項等，從例行公事到瑣碎雜事都不要遺漏。建立起時序流水清單，提醒和確認哪些時間需辦事項。
2.分類
將工作事項做系統式的分類，例如：應辦事項分為「速件」、「急件」、「普通」3大類，用顏色或標籤區分，並每日將「速件」事項速辦速決。
如不知可用哪些顏色作為分類，可用紅色、橘色、綠色，看到紅色就先辦，綠色為安全警示，可放置最後，習慣後就能分辨事情先後順序。
3.歸類
你是否因桌面雜亂，要找文件時總需東翻西找，還不一定找得到？會造成工作延遲的原因之一，是因為資料沒有統整歸類。可將各類文件以日期或重要性，分別用不同的資料夾歸類，再妥善使用標籤註記事項，就能有效改善尋找效率。
4.提醒
事情太多導致常常做了A、忘了B？因為周遭有許多會令人分心的事物，這時就需要有提醒功能App的來協助，避免忘了執行事情。
App提醒方法非常多樣，可以在手機行事曆上設定提醒，或使用專門的待辦事項清單App，甚至有些筆記App也有內建提醒功能。善用科技，就能減少公事上的拖延、提升工作效率。
5.執行
有人說「坐而思不如起而行」是有根據的，要解決拖延的毛病，必須要擁有執行力。接到任務後，應該要立即執行。但立即執行必須是經過系統性的思考後，再開始認真行動，否則很難達到理想的效果。
舉例說明：主管要針對A專案開會，這時不是馬上拿著筆記本跟水杯等開會，而是要把專案的文件帶齊，並構思報告內容、替代方案或成效達標率等。
要把拖延看成一個警戒，時時把今天當成最後一天，工作分配後馬上按上述方式執行。養成習慣後，就能逐漸戒掉拖延的毛病，提高執行效率。
＊本文獲「Lena」授權轉載，原文：工作效率慢，老是想拖延該怎麼辦？
責任編輯：湯明潔
核稿編輯：陳瑋鴻
