最近媒體採訪我時，提到了「電話恐懼症」這個關鍵字。記者告訴我，超過40%年資5年以下的職場工作者表示，比起講電話，他們更傾向以文字訊息來溝通。

大家之所以不喜歡講電話原因不出以下幾種：

  • 擔心說錯話，畢竟訊息可以字斟句酌，但電話則沒有修改的機會。
  • 怕萬一反應不夠快，讓對方覺得自己不夠專業、不夠聰明。
  • 害怕被拒絕或聽到不如預期的答案。

然而，若過度依賴訊息溝通，可能帶來潛在風險。最大的風險就是時間延宕、拖慢效率。

試想，有2位同事同時處理一件事情，A同事用訊息往返，耗費1個小時才完成，但B同事用一通電話，不到3分鐘就處理完了。你會不會覺得後者比前者更有效率？ 

當然，對於現代職場工作者而言，電話與訊息並不是非此即彼的選擇，而是要依情況來選擇適合的溝通工具。

遇到3種情況，打電話溝通更有效

以下這幾種情境，比起訊息，更適合用電話溝通：

1.緊急事件

當時間緊迫時，電話能立即確認資訊、詢問細節、安排處理方式，避免訊息往返造成時間延誤，並確保雙方清楚了解狀況並迅速做出決策。

2.抽象概念

許多抽象、複雜、難以用簡單文字表達清楚的想法，例如策略構想、開放式的創意思考，透過電話溝通的語氣輔助與即時對話，往往更容易被理解。

此外，如果是需要來回討論的議題，因為電話能夠即時詢問與確認，使對話更能聚焦，也更流暢。

3.情感訴求

相對於文字的冰冷理性，聲音本身則是有溫度、有感情的，特別是在處理客戶服務、商務談判或安撫對方情緒時，電話的影響力遠遠勝於文字。

試想，如果你是客戶，在訊息中讀到「造成您的困擾，真的很抱歉」；與在電話中以誠懇的語氣聽到同一句話，心中的感受是不是有很大的不同？

透過電話中語氣的語調、停頓、強調詞語，能讓對方感受到你的真誠與專業，減少因文字產生的誤解。

電話溝通放鬆術

如果你仍然對電話溝通感到焦慮，不妨試著做些準備：

1.心理準備：深呼吸、微笑

這能幫助你調整情緒，使聲音聽起來更友善、自信。若想在電話中傳遞出親切感，可以在面前放一面鏡子，講電話時看著鏡中的自己，並確保自己用「露出16顆牙齒」的微笑講話，如此你的聲音聽起來就會友善且愉悅。

2.環境準備：確認適合講電話

為電話溝通選擇一個安靜、適合講話的空間，這不只是為了幫助對方聽得更清清楚，也是為了幫助你更專注在彼此的對話上。你也可以善用耳機，將雙手空出來，便於你在通話中同步查詢資料或做筆記。 

3.資料準備：輔助資料與紙筆

講電話前，把可能會被問到的資訊預先寫下來，且最好「列點」，用1、2、3的結構，讓對方更容易理解。同時，請準備好紙筆或電腦，方便講電話時同步記錄重要資訊。

如果在電話中真的遇到無法立即回答的問題，不必硬著頭皮立即答覆，可以說：我整理一下，5分鐘內給您回電。注意，要給出一個明確時間，不可只是說「晚點」回電。

最後還有一個技巧，結束電話討論後，將電話中確認的細節重點摘錄下來，以文字訊息補充確認。這麼做確保雙方理解一致，也可以做為後續追蹤的依據。

你可以不喜歡講電話，但無法否認它的價值！在許多關鍵時刻，一通電話可以解決誤解、加快決策，甚至提升你的專業形象。與其逃避電話，不如掌握方法，學會如何讓自己更自在、更高效的應對電話溝通。從下一通電話開始，讓對話成為你的優勢。

責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳瑋鴻