「直屬上司人很好，他常說如果有任何問題可以隨時去找他，真的可以嗎？」
「跟客戶約2點半，結果我2點就提早到了，可以先進去等嗎？」
職場上的時間管理，不僅是一種職場禮儀，更能彰顯出一個人的專業與工作能力。當一個人能精準掌控時間，意味著他對自己的時間有清晰規劃，對他人時間有充分尊重，並且能夠靈活的面對各種突發狀況，達到從容又高效的工作狀態。
我觀察到一個狀況，對於職場上的「時間潛規則」，大部分人其實一知半解。雖然大家都知道要尊重別人的時間、要準時，但是何謂尊重？何謂準時？大家又說不出個所以然。
以就拿幾個我常在課程被問到的問題為例，一一說明。
1.直屬上司說「有問題隨時都可以找我聊聊」，真的可以隨時找他嗎？
當然不行。臨時起意的拜訪很不妥，預約是基本的禮貌。
每個人都有自己的時間表，如果大家都可以隨時去找上司談個20分鐘，他還有自己的時間嗎？所以，即使對方說有任何問題可以隨時去找他，建議你一定要事先預約，並且準時到達，準時結束。
事先預約的寫法也有門道，例如：
- 可以和您聊聊嗎？您什麼時候有空？
- 經理，關於XXX案子，我是否方便占用您20分鐘討論？我先參考您的行程，找出了3個有空檔的時段，再請您看看哪一個時段較方便，如果都不方便安排，也請告訴我適合的時間，謝謝！
寫法1，對方無法預期你要花多久時間、要聊什麼事，因此很難給你直接的回覆。就算對方找出他可以安排的時間並回覆，若該時間你剛好沒空，又需要再詢問一次。如此來回反覆，不僅曠日費時也浪擲精力。
寫法2不僅便於對方快速回應，節省時間，也能讓對方感受到你對他的尊重，以及你對彼此「時間資產」的重視。
請記得，養成預約的好習慣，是尊重對方的表現，也是人與人相互信賴的基石！
2.跟客戶約2點半，結果我2點就提早到了，可以先進去等嗎？
談到準時，大家通常會第一個想到「不遲到」，但我想特別提醒，「提早到」也是一種不準時！
或許你會認為，提早到能顯示出你對這次會面的重視之意，事實上卻可能讓對方倍感壓力。當你提早到，可能會遇到上一個會議還沒結束、場地還沒準備好，或對方還在忙碌的狀況，此時提早到場只會讓對方措手不及，甚至造成心理上的負擔。
當然，有時你之所以提早抵達，是因為擔心交通突發狀況而預留緩衝時間。這時，若你知道對方有獨立的會客空間，可以在約定時間的15分鐘前先進去等候，並且向接待人員表明：「我和總經理約11點，是我提早到了，請他不用顧慮我。」也就是即使你提早到，也不致打擾到對方。
如果不確定對方是否有會客空間，建議你在附近找間咖啡店、便利商店稍事休息，直到約定的時間再準時抵達。這樣做既避免打擾對方，也能體現出你的尊重與體貼。
而如果你是因為需要架設簡報器材、預備開會材料而需要提早到，建議你在預約時間時就先向對方說明：「我和您約3點開會，我是否方便提早半小時到，先準備設備和資料？」屆時再依照約定的時間準時抵達即可。
從預約中，可以體現一個人的溝通是否專業；從是否準時，可以展現出一個人對他人的尊重與體貼。由此可見，在職場上做好時間管理，遠遠不只是「守時」，更是由衷讓自己與他人的工作都變得更精準、更順暢、更快樂的好習慣！
責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳瑋鴻
