「直屬上司人很好,他常說如果有任何問題可以隨時去找他,真的可以嗎?」
「跟客戶約2點半,結果我2點就提早到了,可以先進去等嗎?」
職場上的時間管理,不僅是一種職場禮儀,更能彰顯出一個人的專業與工作能力。當一個人能精準掌控時間,意味著他對自己的時間有清晰規劃,對他人時間有充分尊重,並且能夠靈活的面對各種突發狀況,達到從容又高效的工作狀態。
我觀察到一個狀況,對於職場上的「時間潛規則」,大部分人其實一知半解。雖然大家都知道要尊重別人的時間、要準時,但是何謂尊重?何謂準時?大家又說不出個所以然。
以就拿幾個我常在課程被問到的問題為例,一一說明。
1.直屬上司說「有問題隨時都可以找我聊聊」,真的可以隨時找他嗎?
當然不行。臨時起意的拜訪很不妥,預約是基本的禮貌。
每個人都有自己的時間表,如果大家都可以隨時去找上司談個20分鐘,他還有自己的時間嗎?所以,即使對方說有任何問題可以隨時去找他,建議你一定要事先預約,並且準時到達,準時結束。
事先預約的寫法也有門道,例如:
- 可以和您聊聊嗎?您什麼時候有空?
- 經理,關於XXX案子,我是否方便占用您20分鐘討論?我先參考您的行程,找出了3個有空檔的時段,再請您看看哪一個時段較方便,如果都不方便安排,也請告訴我適合的時間,謝謝!
寫法1,對方無法預期你要花多久時間、要聊什麼事,因此很難給你直接的回覆。就算對方找出他可以安排的時間並回覆,若該時間你剛好沒空,又需要再詢問一次。如此來回反覆,不僅曠日費時也浪擲精力。
寫法2不僅便於對方快速回應,節省時間,也能讓對方感受到你對他的尊重,以及你對彼此「時間資產」的重視。
請記得,養成預約的好習慣,是尊重對方的表現,也是人與人相互信賴的基石!
2.跟客戶約2點半,結果我2點就提早到了,可以先進去等嗎?
談到準時,大家通常會第一個想到「不遲到」,但我想特別提醒,「提早到」也是一種不準時!
或許你會認為,提早到能顯示出你對這次會面的重視之意,事實上卻可能讓對方倍感壓力。當你提早到,可能會遇到上一個會議還沒結束、場地還沒準備好,或對方還在忙碌的狀況,此時提早到場只會讓對方措手不及,甚至造成心理上的負擔。
當然,有時你之所以提早抵達,是因為擔心交通突發狀況而預留緩衝時間。這時,若你知道對方有獨立的會客空間,可以在約定時間的15分鐘前先進去等候,並且向接待人員表明:「我和總經理約11點,是我提早到了,請他不用顧慮我。」也就是即使你提早到,也不致打擾到對方。
如果不確定對方是否有會客空間,建議你在附近找間咖啡店、便利商店稍事休息,直到約定的時間再準時抵達。這樣做既避免打擾對方,也能體現出你的尊重與體貼。
而如果你是因為需要架設簡報器材、預備開會材料而需要提早到,建議你在預約時間時就先向對方說明:「我和您約3點開會,我是否方便提早半小時到,先準備設備和資料?」屆時再依照約定的時間準時抵達即可。
從預約中,可以體現一個人的溝通是否專業;從是否準時,可以展現出一個人對他人的尊重與體貼。由此可見,在職場上做好時間管理,遠遠不只是「守時」,更是由衷讓自己與他人的工作都變得更精準、更順暢、更快樂的好習慣!
責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻