新的一年養成4個習慣，大幅減少工作量、天天準時下班

一流工程師會把心思放在「如何減少工作量」。從日本人的觀點來看，總覺得沒有全部做完是一件壞事，因此非常不擅長「減少」當前的任務。但最重要的是，我們必須重新認知到：「減少」本身就具有價值。

具有強烈完美主義傾向的人，往往會把時間花在相對不重要的事情上，並將其打磨得「閃閃發亮」，因此很容易浪費時間。當然，這樣做有好有壞。問題在於，我們不應該在不重要的事情上花費太多工時（例如，寫文章時過度講究Excel的細節排版）。

當你放棄完成優先順序較低的事情，只把重要的事情打磨得閃閃發亮，競爭力就會飛躍性的提高。

從產品負責人到經理，包括團隊成員，所有人都共享這樣的認知，就能在設定故事的優先順序、決定應該實現哪些功能時，迅速做出合理的判斷。接下來，讓我們來具體看看（減少工作量的）步驟吧。

1.選擇只做一件事情（做出取捨）

觀察國際團隊後，我發現這是大家最常實踐的做法。我相當不擅長設定優先順序，因為覺得每件事情似乎都很重要。所以我下定決心思考「哪件事情最重要？」並專心做那件事。

如果我選出3件要優先完成的事情，會先選出其中最重要的，再排序另外2件。如果能養成「選擇只做最重要的一件事」的習慣，即使在時間緊迫的情況下，至少也能快速完成最關鍵的工作。如此一來，你會意外的發現原本認為「非做不可」的事情，即使不做也沒問題。

當然，並不是所有情況都適用「選擇只做一件事情」的方式，但是如果重複這個步驟3次，就能選擇出3件事。最重要的是，在10件事情中只做1～3件事絕對不是壞事，你將能親身體會到這樣做更有「價值」。

2.透過固定時間，盡可能增加能完成的事情

如果抱持著「無論什麼都應該做」的心態，往往會拖延工作時間。我觀察國外的團隊成員，他們不是用「應該完成的任務」來計算工作時間，而是固定工作時間，限制自己在時間內最大限度的提升行動價值。

例如，我和蘿契開會時，即使心裡覺得「這個是問題，那個也是問題」，但我不會延長時間，而是在這段時間內，專注從我能完成的事情中獲得最大價值，將想法切換到「今天只做這2件事」的思維。

因為時間是最大的限制，所以需要專注於時間內能夠完成的事情上，集中精力做出最大的成果。一開始你可能會因為「還不夠完美」而感到害怕，但通常那些「遭到遺漏的東西」都不太重要，重要的部分則可以從他人獲得反饋，所以不要害怕，迅速執行就對了。

3.停止「準備」和「帶工作回家」，當場解決問題

在日本，只要一開會，就必須事前準備，結束後還要寫會議紀錄，討論各種問題。然而，我觀察國際團隊發現，他們總是能在「會議現場」完成討論。雖然會議有大致的議程，但他們完全不會花費時間去準備會議。紀錄也會使用筆記軟體OneNote當場共享會議紀錄。

如果是演示會議，他們不會說「我稍後再修改」，而是當場修改資料。如此一來，就不會占用會議結束的工作時間，還可以在會議期間內共享必要的事情。而且，會後也很少有「作業」或「需帶回檢討」的工作。訓練自己「在會議時間內完成所有事項」，工作就會變得非常有效率。

我在擔任顧問時，Sonic Garden創辦人倉貫義人曾經對我說過一句話，我永生難忘：「牛尾先生，請不要準備會議，那是在浪費時間，重點是讓會議的時間變得更有價值。」

如果不知道一開始需要做多少準備，不如嘗試著在「不做準備」情況下，測試自己可以做到什麼程度。然後，盡量在「會議時間內」完成所有事物，你應該會驚訝的發現自己「能做到」的程度比預期得更多。

4.減少要做的事情

微軟開發團隊有一個叫做「短期衝刺規畫」（Sprint Planning）的定期會議，成員必須和經理一起整理2週內要執行的任務。

在日本，進度會議是匯報哪些工作已經完成、哪些工作進度落後，經理不會刪除預定的任務，而是考慮如何增加更多的人力來完成工作。

而在微軟，經理會主動說：「這個任務不太重要，沒有必要在2週內完成」然後簡單的從工作範圍（預定的功能）中刪除。大家的工作會逐漸減少，有些任務可能從此不再執行。經理會十分用心的讓大家聚焦在絕對重要的任務上。

畢竟，實際上做不到的事情，再怎麼努力也做不到。因此，我們應該在工作中不斷決定「要放棄什麼」。計畫本來就只是初步的預測，不一定是正確答案，過程中一定會發生無法預測的事情，優先順序也會不斷變化。

最重要的是，工作的重點不是「做了多少」？而是「你做的工作帶給公司多大的影響」。

＊本文摘自野人出版《高效偷懶》

責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳瑋鴻