D主任是凡事都要事先規劃好才安心的類型。每天早上按照時段決定好該做的業務後,才正式開始工作。看著這樣的D,同事們總說:「他是認真喜歡計劃。」

遺憾的是,收獲的成果與計劃的投入程度老是不成正比。D主任的口頭禪是:

「我以為可以全部做完的⋯⋯」
「差不多快做好了⋯⋯能不能麻煩再給我一點時間?」

隨著截止時間逼近,必須趕快處理的業務開始堆積如山。明明每天都按照優先順序整理、安排妥當,真的不明白一到期限就手忙腳亂的原因為何。

於是,D主任向自己一直視為職涯導師的L經理尋求建議。D尤其好奇L經理每天都得與各部門職員開會,同時又能準時處理好業務的祕訣。

工作要劃分成3階段

L經理先是瀏覽了D主任的待辦清單與行事曆,隨後便拿出自己的行事曆給D主任看,並要他指出兩者間的差異。

L經理的行事曆上,每項業務間是有空檔的。不過,每個空檔的時間長度不一樣。此外,也能在行事曆上見到「移動」、「出發」等詞。L經理向完全看不懂規劃標準、差異何在的D主任,解釋了關於工作3階段的概念。

根據他的說法,所有工作的執行都必須歷經3個階段:

第一階段透過準備過程暖身的時間。

這是掌握業務性質、構思處理方法與研究資料的階段。如同運動前需要暖身一樣,工作時也需要這樣的準備功夫。

第二階段:執行過程。

這是根據第一階段整理出來的結果,正式投入工作的階段。此時,可以進行多方面的嘗試,像是修改資料的視覺效果、書面資料整體樣式等,亦可於過程中與組員、上司交流,藉以檢查工作方向。

第三階段:收尾。

配合約定的時間,進行收尾的過程。這是為了確認工作成果,與起初預期的目標是否吻合的最後檢查階段。

聽完上述的說明後,會不會有些懷疑,自己一直以來在執行工作時,是否遵循這3個階段呢?請放心,多數人在工作時都會無意識、自然地經歷這3個階段。問題在於,擬定計劃時卻忘了將3個階段列入考量。

那些說自己在工作時老是像被時間追著跑、無論計劃了多少都覺得時間不夠用的人,大部分都是有個傾向——只顧第二階段,也就是只想到正式開始業務的部分。D主任也是如此。刪除了工作的第一與第三階段,僅將第二階段的所需時間列入考量的計劃,免不了陷入老是手忙腳亂的漩渦。

不要忘記「過渡時間」

根據工作3階段的概念,在正式投入業務(第二階段)前的準備時間(第一階段),以及替工作收尾並轉換至其他業務前的時間(第三階段),是不可或缺的;意即「過渡時間」。

所謂「過渡時間」,指的是從現在轉換、改變至另一種狀態時需要的時間。舉例來說,試著想像一下需要開始執行新業務的情況。首先,必須藉由學習取得新知識,接著實際應用在適當的環境,並將其內化成完全屬於自己的東西後輸出。這時,改變需要的時間就是過渡時間。

如果是需要外出的行程,移動前往約定地點的時間也屬於過渡時間;如果是會議相關的行程,過渡時間即包含會後重新回顧與熟悉會議內容,藉此掌握下一步該做些什麼的過程。

懂得從規劃工作開始,就將過渡時間列入考量的人,非但能夠創造出色的成果,也經常得到「辦事速度很快」的讚賞—因為這些人勢必可以在約定的截止時間前,不慌不忙地完成工作。

這與提前10天完成的方法相當類似。原因在於,將準備階段與最終檢查時間一併列入考量,並且從容完成工作的原理是一樣的。提前完成工作後,預留修訂、改善,以及提高完整度的過程,亦屬於工作3階段的過渡時間。

高效工作者在完成一件工作時,就是像這樣連過渡時間都能考慮到。如果能與此同時善用提前10天完成的具體實踐方法,「設定自己獨有的期限」,即可更加俐落、完美的完成工作。

永遠比「正式的截止時間」要早

單純的考量過渡時間,並不代表就能在截止前完成工作。為了確保能提前完成並預留充分的檢查時間,需要另外設定包含過渡時間在內的非正式截止時間。換言之,即是在正式的截止時間外,設定自己獨有的期限(Deadline)。

雖然確切設計時間的方式會依照業務性質、截止時間的長短而有所不同,但建議將目標設定在提前最少2至3天、最多1個月完成。雖說通常是要求在截止時間交出最終版本,但偶爾也會遇到,必須在此之前先交出意見回饋與修訂的情況。

如果期望在最終期限交出成品,為工作畫下句點,請自行在至少1天前繳交。其間,若能得到意見回饋,也可以再次檢討、改善,藉以提高完整度。假設不需要進一步修改,即等於多節省了些時間。

假設截止時間是6個月後的話,請將目標訂在5個月內完成。多餘的1個月,是完善成品的時間。

萬一面臨突發狀況,導致比非正式期限更晚完成時,也會因為擁有寬裕的時間,而減輕情緒上的焦急。假設是必須在3天後繳交的書面資料,請將目標訂在最多2天前,最少1天前完成。只要在最後的第三天進行最終檢查後,即可繳交。

所有工作都有期限,所以必須在期限內完成才行。為此,請在正式截止時間外,設定自己獨有的期限。同時,務必記住將過渡時間納入執行工作的每個階段。

工作該重視的不是只有目的地,逐步邁向目標的過程也很重要。過渡時間會因人、因狀況而異,因此請在制訂計劃時,審慎考量本人預期的所需時間。

將過渡時間列入考量的時間軸設計

假設在2樓工作的各位,收到下午3點必須前往同棟大樓5樓進行企劃進度報告會議。在規劃今天的工作日程時,該如何安排過渡時間呢?

(來源:幸福文化提供)

預計前往會議地點的移動時間為5分鐘,因此,以於會議開始前5分鐘抵達現場作為規劃目標。研究會議資料的時間,可以根據準備狀態調整。

不過,這可不是該被省略的部分。換言之,計算第二階段的工作時間時,前後至少需要預留10分鐘,並且要將這點也一併列入行事曆。

倘若是在省略過渡時間的情況下調整日程,自然就只會聚焦於「會面時間」、「截止期限」。如此一來,很容易就會發生時間不夠用的情況,甚至導致自己成為無法遵守約定的人。

如果不想被貼上「失信」的標籤,務必在規劃行程時,多留意工作不同階段的過程與過渡時間。

*本文摘選自幸福文化《哈佛日曆快十天

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤